Agiles Content-Management, straffe Abläufe und eine hohe Effizienz – Redaktionssysteme sind das Powertool für die Erstellung von Technischer Dokumentation. Das passende System zu finden und noch dazu richtig zu implementieren, ist allerdings gar nicht so leicht. In einem gemeinsamen Projekt konnten wir die Schaerer AG auf ihrem Weg zur Systemlösung erfolgreich unterstützen.
Die Ausgangssituation
Die Schaerer AG ist seit Jahrzehnten einer der führenden Anbieter für integrale, vollautomatische Kaffee- und Milchlösungen. Im Jahr 2022 stand der Kaffeespezialist vor der Aufgabe, ein Redaktionssystem in der Technischen Redaktion einzuführen. Der Grund: Mit dem bisherigen Autorenwerkzeug stieß man an prozesstechnische Grenzen – und war daher nicht mehr in der Lage, die steigenden Contentmengen optimal zu managen.
Die Aufgabe
Höhere Effizienz, bessere Wiederverwendung und ein flexibleres Content-Management: Für das Schaerer-Team waren dies die zentralen Anforderungen an die neue Redaktionssoftware. Schnell war klar: Diese Ziele können nur mit einem modernen Redaktionssystem für das modulare Erstellen und Verwalten von Content erreicht werden. In dieser Phase wurde kothes zur Unterstützung als externer Partner und Fachdienstleister beauftragt.
Unsere konkreten Aufgaben waren:
- Das Schaerer-Team bei der Suche und Auswahl eines Redaktionssystems begleiten, das optimal zu den Anforderungen seiner Technischen Redaktion passt.
- Den technischen und methodischen Prozess der Systemeinführung so unterstützen, dass der Umstieg auf die neue Software zu einem dauerhaften Erfolg wird.
Das Vorgehen
Im Rahmen einer gemeinsamen Roadmap haben wir anfangs die zentralen Wegpunkte für die Zusammenarbeit abgesteckt. In deren Verlauf wurden dann folgende Meilensteine erreicht:
Bei der Systemauswahl unterstützen
Welche individuellen Use Cases muss das künftige Redaktionssystem abdecken? Auf welche Funktionen kommt es dabei besonders an? Um die konkreten Anforderungen an das neue System ermitteln zu können, haben wir in einem Workshop zunächst die Prozesse der Schaerer-Redaktion beleuchtet und analysiert. Mit dem daraus abgeleiteten Anforderungskatalog konnten wir eine Vorauswahl an drei geeigneten Systemen treffen, die anschließend von den Herstellern in der Schaerer-Redaktion präsentiert wurden.
Ein favorisiertes System wurde vom Schaerer-Team zudem in einem mehrwöchigen Praxistest und mit Realdaten auf Herz und Nieren geprüft. In der heißen Auswahlphase fungierte das kothes-Team als kritischer, aber stets herstellerneutraler Berater, der auch den Kontakt und die Zusammenarbeit mit den Systemanbietern übernahm.
Am Ende entschied sich die Schaerer-Redaktion für den Smart Media Creator von EC Systems – ein modernes und leistungsstarkes Redaktionssystem, das sich durch eine besonders hohe Benutzerfreundlichkeit auszeichnet.
Modularisierungs- und Metadatenkonzept entwickeln
Das passende Redaktionssystem ist gefunden, wie geht es jetzt weiter? Bevor man mit dem neuen Tool richtig durchstarten kann, ist einiges an konzeptueller Arbeit notwendig. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die sinnvolle Modularisierung des Contents. Konkret heißt das: Die Technischen Redakteur:innen arbeiten künftig nicht mehr in einem großen, monolithischen Dokument, sondern mit kleinen Informationseinheiten – den Modulen. Für diese Arbeitsweise braucht es allerdings konkrete Regeln, die den Aufbau und die Struktur der Module festlegen. Diese Regeln haben wir in einem weiteren Workshop gemeinsam erarbeitet und individuell auf die Datenlandschaft von Schaerer abgestimmt.
Schlaues Metadatenkonzept für effizientes Content-Management
Auch in der Technischen Dokumentation wird Content über administrative Metadaten organisiert. Diese Daten sind der Schlüssel für ein effizientes Content-Management und eine Voraussetzung dafür, dass Inhalte maschinell auffindbar sind und wiederverwendet werden können. Für die Schaerer-Redaktion haben wir ein Metadatenkonzept entwickelt, das diese Anforderungen erfüllt und die redaktionellen Workflows im System optimal unterstützt.
Daten in das neue System migrieren
Alles neu im Redaktionssystem? Bei der Systemeinführung stellt sich zwangsläufig die Frage, wie die vorhandenen, mühsam erarbeiteten Inhalte in das neue Tool gelangen. Beim Import kommt es darauf an, die Daten richtig zu standardisieren, modularisieren und auszuzeichnen – nur so können sie später sinnvoll verwaltet und wiederverwendet werden. Um die Schaerer-Redaktion zu entlasten, hat das kothes-Team die Datenmigration in das neue System übernommen und in diesem Zug auch kleinere redaktionelle Optimierungen an den Inhalten durchgeführt.
Redaktionsleitfaden konzipieren
Der Umstieg auf ein Redaktionssystem verändert nicht nur die Art und Weise, wie Inhalte erstellt und verwaltet werden – auch die übergeordneten Abläufe im Redaktionsprozess wie z. B. Freigaben oder die Verteilung von Verantwortlichkeiten müssen an die neuen technischen Möglichkeiten angepasst werden. Um Reibungsverluste zu verhindern und die Einarbeitung in das neue System zu erleichtern, haben wir in enger Abstimmung mit dem Schaerer-Team einen Redaktionsleitfaden für die Technische Redaktion erstellt. In diesem zentralen Regelwerk sind alle Vorgaben rund um den Dokumentationsprozess bei Schaerer festgehalten.
Der Nutzen für Schaerer
Schneller und mit weniger Aufwand zu einem besseren Ergebnis:
Der Wechsel von einem filebasierten System auf ein modernes Redaktionssystem war ein voller Erfolg für das Schaerer-Team. Heute hat sich das System als leistungsstarkes Redaktionstool im Produktivbetrieb bewährt – und entscheidend dazu beigetragen, dass die Betriebs- und Serviceanleitungen zu den Schaerer-Produkten noch effizienter erstellt werden können.
Andreas Lehmann-Kohnke, Head of Technical Documentation bei Schaerer, blickt daher positiv auf die Zusammenarbeit mit kothes: „Vom ersten Tag an war klar: kothes besitzt das technische Know-how und die Branchenerfahrung, um uns bei der Systemauswahl bestmöglich zu beraten. Bei der anschließenden Systemeinführung haben wir zudem von der redaktionellen Expertise des kothes-Teams profitiert und konnten so das System optimal aufgleisen.“
