Natürlich schreiben wir als Redaktionsdienstleister Tag für Tag in den Systemen unserer Kunden – oder in Word, manchmal auch in InDesign, FrameMaker oder anderen Editoren, die die Jüngeren unter uns schon nicht mehr kennen. Angesprochen auf die Wahl ihrer Programme sind die Aussagen der Kunden aber durchaus vergleichbar: "Wir nutzen die Software XY seit vielen Jahren, da kennen sich alle mit aus, das ist jetzt nicht wirklich toll, aber wir hangeln uns ganz gut durch ...". So weit, so gut. Dann kommt der Punkt, an dem entweder die Redaktionsabteilung aufbegehrt oder die Unternehmensleitung die Entscheidung fällt, dass im Sinne der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens – und damit auch der Dokumentation – ein neues, zukunftssicheres, einfach zu handhabendes System her muss.
Wenn Sie in dieser Situation sind, gibt es im Wesentlichen zwei Szenarien: Sie starten einen eigenen Auswahlprozess, der dann im Kauf, in der Implementierung und der Datenmigration endet, oder Sie bedienen sich in einigen ausgewählten Schritten externer Hilfe. Die kostet, also gilt es abzuwägen. Für die Eigenleistung spricht: Sobald erfahrene Redakteurinnen und Redakteure im Hause sind, die eventuell sogar im Studium auf den Systemen gelernt haben und ihre Erfahrung einbringen können, lässt sich der Auswahlprozess zumindest verkürzen. Gleichzeitig sind Sie dann in der Lage, valide Kriterien aufzustellen, an denen man unterschiedliche Lösungen messen kann. Sie müssen ja Ihre Wünsche an eine Systemlandschaft äußern, die Sie noch gar nicht kennen. Daran sind schon viele IT-Investitionen gescheitert. Haben Sie obendrein noch eine ausreichende Projektzeit zur Verfügung, um die Anbieter nicht nur einzuladen (das werden Sie bei externer Hilfe ja auch tun), sondern auch die Evaluation sachgerecht durchzuführen, können Sie den Prozess der Auswahl eines geeigneten Redaktionssystems wahrscheinlich gut alleine stemmen. Meistens fehlt es jedoch an einer oder mehreren der oben genannten Randbedingungen. Wenn man sich vergegenwärtigt, welche Projektkosten im Laufe des Kaufs, der Implementierung und der Migration entstehen, macht die Beratung und Begleitung bei der Auswahl eines geeigneten Systems einen verschwindend kleinen Prozentsatz aus. Gleichzeitig ist dieses Knowhow der Schlüssel zum erfolgreichen Projekt. Fragen wie:
- Welche Kriterien beim System, aber auch beim Systemanbieter, werden auf die lange Sicht wichtig (also Jahre nach dem Kauf)?
- Mit welchem Aufwand muss ich meine bestehenden Prozesse anpassen?
- Können meine aktuellen – und meine zukünftigen – Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem System leicht und intuitiv umgehen?
- Kann das System flexibel auf zukünftige Anforderungen angepasst werden?
und viele mehr können in einem relativ überschaubaren, vorgelagerten Beratungsprozess geklärt werden.
Nun ist es weiterhin wichtig, dass diejenigen Personen oder Unternehmen, die diesen Prozess begleiten, ebenso nach dem Kauf der geeigneten Software mit Ihnen die notwendigen Schritte nicht nur zur Implementierung, sondern auch zum "Laufenlernen" professionell angehen können und dann auch dauerhaft als Partner zur Verfügung stehen. So wird nicht nur die Investition abgesichert; auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden nachhaltig motiviert, den Nutzen, den ein Redaktionssystem mit sich bringt, auszuschöpfen und so dauerhaft die Effizienz und Qualität des Redaktionsprozesses zu steigern. Diesen gesamten Prozess in professionelle Hände zu legen – sei es intern oder extern – ist also eine gute Entscheidung.
