Die Rychiger AG, ein international tätiger Spezialist für hochwertige Maschinenlösungen mit Hauptsitz in Steffisburg in der Schweiz, stand vor der Aufgabe, ihre Technische Redaktion fit für die Zukunft zu machen. Die bisherige Dokumentationserstellung mit Office-Tools und externem Übersetzungsmanagement stieß zunehmend an ihre Grenzen – vor allem bei wachsender Produktvielfalt und steigender Zahl an Sprachversionen.
Gemeinsam mit kothes wurde ein strukturiertes Auswahlverfahren initiiert: Anforderungen wurden systematisch erfasst, geeignete CCMS-Lösungen evaluiert und schließlich fiel die Entscheidung auf SCHEMA ST4 von Quanos.
Das Ergebnis: ein passgenaues System, das modularen Content ermöglicht, Übersetzungsprozesse verschlankt und die redaktionelle Zusammenarbeit nachhaltig stärkt. Der Rollout an weiteren Standorten ist bereits geplant.
Die Ausgangssituation
Wie erstellt man Technische Dokumentation effizient, wenn die Inhalte immer komplexer werden und in mehr als 20 Sprachen vorliegen müssen? Genau dieser Herausforderung sah sich die Technische Redaktion der Rychiger AG gegenüber.
Bislang kamen klassische Office-Programme wie Word und Excel zum Einsatz – vertraut, aber auch mit Einschränkungen. Ob Betriebs- oder Montageanleitungen, Zertifikate oder Schulungsunterlagen: Alles wurde manuell erstellt und anschließend über einen externen Dienstleister übersetzt – in stetig wachsender Sprachvielfalt.
Mit der zunehmenden Produktvielfalt stiegen auch die Anforderungen: Inhalte mussten häufiger aktualisiert, Varianten differenzierter dokumentiert und Abstimmungen über Abteilungs- oder Landesgrenzen hinweg koordiniert werden. Die Folge: steigender Aufwand bei gleichbleibenden Ressourcen.
Zwar hatte Rychiger bereits erste Erfahrungen mit einem Redaktionssystem gesammelt, doch die Lösung überzeugte nicht vollends. Was fehlte, war ein System, das wirklich zu den eigenen Anforderungen passte – technisch wie redaktionell.
Die Aufgabe
Das neue Redaktionssystem sollte nicht nur den Alltag vereinfachen, sondern auch langfristig eine stabile Basis für weiteres Wachstum und steigende Anforderungen bieten. Gemeinsam mit kothes wurden dafür die wichtigsten Anforderungen herausgearbeitet:
- Intuitiv arbeiten, ohne Umwege
Inhalte sollten sich künftig einfacher erstellen, verwalten und übersetzen lassen. Gleichzeitig sollte das System die Autor:innen aktiv unterstützen, zum Beispiel mit Vorlagen, Wiederverwendungshinweisen oder Formatvorgaben. Denn: Gute Tools nehmen Arbeit ab, anstatt neue zu schaffen.
- Zusammenarbeiten – ganz egal, wo man sitzt
Rychiger wünschte sich eine Lösung, mit der Teams auch über Standorte hinweg reibungslos zusammenarbeiten können: ohne komplizierte IT-Anbindung, dafür cloudbasiert und jederzeit zugänglich.
- Strukturiert schreiben, sicher dokumentieren
Eine klare Sprache, festgelegte Strukturen und modulare Inhalte sollten helfen, die Qualität hochzuhalten und gleichzeitig die Konformität mit Normen- und Richtlinien stärken. Denn wenn’s drauf ankommt, muss jede Information sitzen.
- Flexibel bleiben, auch wenn’s mal eng wird
Projektspitzen oder wechselnde Kapazitäten? Kein Problem! Das neue System sollte skalierbar sein und sich unkompliziert an neue Situationen anpassen lassen.
Heute für morgen mitdenken
Auch in die Zukunft wurde gedacht: Rychiger wollte ein System, das perspektivisch KI-gestützte Funktionen ermöglicht, zum Beispiel bei der Texterstellung oder Übersetzung – keine Pflicht von Anfang an, aber eine Option, wenn der Zeitpunkt passt.
Die Aufgabe für kothes war damit klar: Die passende Systemlösung finden, alle Beteiligten einbinden und Rychiger als erfahrener, unabhängiger Partner sicher durch den Auswahlprozess führen mit dem Blick fürs Detail und Verständnis fürs große Ganze.
Das Vorgehen
Anforderungen verstehen, Auswahl vorbereiten
Den Auftakt des Projekts bildete eine strukturierte Analysephase. Mithilfe eines Fragebogens verschaffte sich kothes einen fundierten Überblick über die bestehende Systemlandschaft und die bisherigen Erfahrungen im Umgang mit Redaktionslösungen.
In ergänzenden Einzelinterviews mit Vertreter:innen aus Redaktion, IT und Geschäftsführung wurden die Anforderungen aus unterschiedlichen Blickwinkeln herausgearbeitet. Die Ergebnisse flossen in praxisnahe User Storys ein: eine gute Grundlage, um Anforderungen greifbar zu machen und intern gezielt zu priorisieren.
Auf dieser Basis erstellte kothes eine neutrale Übersicht möglicher Redaktionssysteme. Jedes System wurde hinsichtlich Funktionalität, Lizenzmodell, Integrationsfähigkeit und Zukunftssicherheit bewertet.
Am Ende stand eine klar begründete Empfehlung: das Redaktionssystem SCHEMA ST4 von Quanos, das die Anforderungen und Ziele von Rychiger optimal unterstützt.
System testen, Entscheidung absichern
Um die Entscheidung für das passende System fundiert treffen zu können, richtete kothes ein Testsystem ein. So konnte das Rychiger-Team die empfohlene Lösung mit eigenen Inhalten, Prozessen und Anwendungsszenarien im Alltag testen.
Eine vorbereitende Schulung erleichterte den Einstieg und sorgte dafür, dass das System gezielt ausprobiert werden konnte. Auch in dieser Phase begleitete kothes das Projektteam mit neutralem Blick, technischem Know-how und dem nötigen Gespür für interne Entscheidungswege.
Stakeholder einbinden, IT mitnehmen
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor: die frühzeitige und transparente Einbindung aller Beteiligten. Um das Management von der Investition zu überzeugen, entwickelte kothes eine fundierte Entscheidungsgrundlage inklusive Variantenvergleich, Budgetübersicht und einer klaren Darstellung möglicher Entwicklungspfade, etwa im Hinblick auf Automatisierung oder Systemerweiterungen.
Auch die IT wurde von Anfang an aktiv in den Prozess eingebunden. Fragen zur Systemarchitektur, zur Integration in bestehende Umgebungen und zur Wahl zwischen Cloud- und On-Premise-Modell konnten so frühzeitig geklärt werden.
Das Ergebnis: ein gemeinsames Projekt mit klarer Strategie, starker Akzeptanz und breitem Rückhalt.
Einführung begleiten, Wissen verankern
Doch mit der Auswahl war das Projekt nicht abgeschlossen. kothes begleitete die Einführung umfassend, mit strukturierten Basis- und Vertiefungsschulungen, einem Layout-Training zur Gestaltung eigener Ausgabeformate sowie praxisorientierten Workshops zu Themen wie Zielgruppenansprache, Modularisierung und Metadatenpflege.
Im Fokus stand dabei nicht nur die technische Implementierung, sondern vor allem der nachhaltige Wissensaufbau im Team. Denn nur wenn das neue System verstanden, gelebt und weiterentwickelt wird, entfaltet es seinen vollen Nutzen.
Der Nutzen für Rychiger
Mit dem neuen Redaktionssystem entwickelt Rychiger seine Technische Redaktion nicht nur technisch, sondern auch strukturell und organisatorisch, weiter.
Gleichzeitig schafft Rychiger mit dem gewählten System eine verlässliche technologische Grundlage für alles, was in der Zukunft kommt.
Besonders positiv in Erinnerung bleibt die partnerschaftliche Zusammenarbeit über alle Projektphasen hinweg. Susanne Abegglen, Manager Technical Editorial & Qualification fasst zusammen: „Wir schätzen die offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit kothes. Die Unterstützung war stets professionell und auf Augenhöhe. Gemeinsam konnten wir unsere Prozesse deutlich verbessern.“
Und es bleibt nicht beim ersten Schritt: Die Einführung des Systems an weiteren Rychiger-Standorten ist bereits geplant für eine durchgängig konsistente Dokumentation im gesamten Unternehmen.
