Übersetzungen der Technischen Dokumentation – gemeinsam besser ans Ziel kommen

Große Textvolumina, enge Lieferfristen und eine wachsende Sprachenvielfalt: Das Übersetzen von Technischer Dokumentation hält vielfältige Aufgaben bereit. Eine enge Verzahnung von Redaktion und Übersetzung kann entscheidend dabei helfen, diese Aufgaben besser und schneller zu lösen.

Synergien nutzen – wenn Redaktion und Übersetzung zusammenarbeiten

„Übersetzen beginnt schon beim Schreiben der Ausgangstexte.“
Es ist kein Geheimnis: Eine übersetzungsfreundliche Content-Erstellung ist essenziell im multilingualen Dokumentationsprozess. Zwei Akteure spielen darin die Hauptrolle – die Technische Redaktion und die Übersetzung. Beide Disziplinen sind heute in technischer und methodischer Hinsicht enger miteinander verzahnt als je zuvor.
Als Dokumentationsdienstleister, der Redaktion und Übersetzung unter einem Dach vereint, wissen wir das genau – und kennen daher die vielen Berührungspunkte zwischen beiden Welten. Dabei stellen wir immer wieder fest: Ein optimales Zusammenspiel beider Prozesspartner kann den Übersetzungsaufwand erheblich reduzieren.
Was es dazu braucht? Zum einen natürlich fundiertes Know-how über den technischen Gesamtprozess und die Schnittstellen zwischen den Systemen – und zwar auf beiden Seiten.
Zum anderen einen direkten Draht zwischen den zentralen Wissensträgern, sprich den Redakteur:innen auf der einen und dem Übersetzungsteam auf der anderen Seite.
Im Tagesgeschäft sprechen wir in diesem Zusammenhang gerne von einer Informationsbrücke, die wir als bidirektionalen Kommunikationskanal zwischen Redaktion und Übersetzung aufspannen. Dadurch steht Expertenwissen auf Abruf bereit und auch knifflige Situationen können schnell gelöst werden – mit erstaunlich positiven Auswirkungen auf die Prozessqualität.
Wie gestaltet sich diese Informationsbrücke in der Praxis? Und wie können Ihre Übersetzungsprojekte davon profitieren?
Wir haben die wesentlichen Benefits für Sie zusammengefasst.

Redaktionelles Verständnis der Übersetzungsprozesse

Fremdsprachliches Know-how und technisches Fachwissen sind essenzielle Skills in der Übersetzungsarbeit. Bei kothes gehen wir noch einen Schritt weiter: Unser Übersetzungsteam verfügt darüber hinaus über ein redaktionell geprägtes Verständnis der Arbeitsprozesse.
Was heißt das konkret? Unsere Übersetzungsmanager:innen kennen die technischen und methodischen Herausforderungen, die zum Alltag einer Technikredaktion gehören.
Aus diesem Verständnis heraus stellen sie die richtigen Fragen, nehmen die Perspektive der Anwender:innen ein und klären Probleme schnell und unbürokratisch.

Ein Übersetzerteam in einem Redaktionsunternehmen

Kurze Wege, schnelle Hilfe – wenn Redaktion und Übersetzung Hand in Hand arbeiten, lassen sich viele Herausforderungen besser meistern. Ein großer Pluspunkt: Von diesem Vorgehen profitieren nicht nur Unternehmen, die ihre Dokumentation in der kothes Redaktion erstellen lassen. Auch diejenigen Unternehmen, die redaktionell selbstständig arbeiten und uns anschließend mit der Übersetzung ihrer Dokumente beauftragen, können auf die Informationsbrücke vertrauen.

Was bedeutet das in der Praxis? Bei Bedarf unterstützen unsere Übersetzungsmanager:innen die Kundenredaktion bei allen Fragen rund um den multilingualen Dokumentationsprozess.
Das können Fragen zum übersetzungsgerechten Schreiben oder zum richtigen Content-Management im Redaktionssystem sein, wie zum Beispiel:
Wie formuliere ich Listen und Aufzählungen richtig, sodass es später keine Probleme bei der segmentweisen Übersetzung im Translation-Memory-System gibt?
Wie kann ich meine sprachabhängigen Screenshots und die zugehörigen UI-Texte sowohl in Quell- als auch Zielsprache sauber managen? Wie gehe ich mit gemischtsprachigen Texten in meinem Quelldokument um?
In besonders kniffligen Situationen kann unser Übersetzungsteam zudem direkt auf das Fachwissen unserer Redakteur:innen zurückgreifen. So können redaktionelle Stolpersteine in den allermeisten Fällen auf dem kurzen Dienstweg aus dem Weg geschafft werden.

Technisches Know-how und Schnittstellenkompetenz in allen Phasen

Moderne Redaktions- und Übersetzungstools sind aus der heutigen Dokumentationswelt nicht mehr wegzudenken. Ihr Einsatz senkt Kosten und erhöht die Qualität der Ausgangs- und Zieltexte.
Technologie allein garantiert jedoch noch keinen Prozesserfolg. Gerade entlang von Schnittstellen und beim Im- und Export von Daten braucht es immer wieder humane Expertise, damit alle Systeme auch wirklich so laufen, wie sie es sollen.
Unsere Teams aus Redaktion und Übersetzung verfügen über die erforderliche Tool- und Schnittstellenkompetenz, um einen sauberen technischen Workflow zu realisieren.
In welchen Szenarien wird dieses Know-how zum Beispiel eingesetzt?

Orientierung im Formatdschungel
Wenn es um Dateiformate geht, zeigt sich die Übersetzungsbranche vielseitig. Unsere Übersetzungsmanager:innen wissen das und importieren Ihre Daten – vom Translation Memory bis zur Terminologieliste – sicher in unser System.

Desktop-Publishing für den letzten Schliff
Bei der Dokumentationserstellung in einer klassischen Textverarbeitung ist es mit der Übersetzung nicht getan. Dann braucht es ein professionelles Desktop-Publishing, um die Zieltexte an das Originallayout anzupassen.

Einfache Anbindung an Kundensysteme
Das richtige Zusammenspiel von Redaktions- und Translation-Memory-Systemen ist ein kritischer Faktor für einen effizienten Übersetzungsprozess. Dazu müssen die Daten zwischen den Systemen sauber ausgetauscht oder – noch besser – die Systeme direkt miteinander gekoppelt werden.

Fragen umgehend klären, Liefertermine einhalten

Die Übersetzung ist in der Regel das letzte Glied einer langen Informationskette. Das heißt auch: Wenn eine Redakteurin das letzte Wort im Quelldokument geschrieben hat, wurde der Löwenanteil des Zeitbudgets für das Projekt meist schon aufgebraucht. Oft steht das Produkt in dieser Phase kurz vor der Markteinführung und die Zeit drängt.
Und genau an dieser Naht startet die Übersetzung, die jetzt möglichst schnell über die Bühne gehen muss. Logisch, dass Komplikationen und Verzögerungen an diesem Punkt besonders heikel sind und leicht dazu führen, dass sich der Liefertermin nach hinten verschiebt.
Typische Zeitfresser sind Unklarheiten auf Übersetzerseite, die z. B. durch uneindeutige Abkürzungen oder missverständliche Terminologien entstehen. Ein professionelles Fragenmanagement ist das A und O, um solche offenen Punkte möglichst schnell zu klären und den Projektabschluss nicht unnötig zu verschieben. Auch in solchen Situationen setzen wir auf die Stärken der Informationsbrücke:

Wenn die zu übersetzenden Ausgangstexte in unserer Redaktion erstellt werden, wenden sich die Übersetzer:innen zuerst an die verantwortlichen Redakteur:innen und klären ihre Fragen so auf kurzem Wege. Bei Inhalten, die ein Unternehmen selbst erstellt hat, scheuen sich unsere Übersetzer:innen nicht, den Kunden direkt zu kontaktieren und die Fragen im persönlichen Austausch zu klären.
Wie die Projektkommunikation im Detail aussieht, können Sie als Kunde entscheiden – wir modellieren und optimieren den Prozess.

Mit einem mehrsprachigen Terminologiemanagement zu mehr Konsistenz

Terminologiekompetenz ist eine zentrale Voraussetzung für eine konsistente Kundenkommunikation.
Unternehmen, die ihren Fachwortschatz effizient managen, beugen nicht nur Missverständnissen vor, sondern können auch ihre Übersetzungskosten senken. Dazu muss die Terminologie in Ausgangs- und Zielsprache präzise und eindeutig sein.
Ein professionelles Terminologiemanagement beginnt idealerweise dort, wo die Texte entstehen, also in der Redaktion. Das macht es den Übersetzer:innen leichter, äquivalente Benennungen in den Zielsprachen zu finden, denn die Quellterme sind ja schon durch die Redakteur:innen erfasst worden.
Wie verhält es sich mit dem umgekehrten Vorgehen, wenn also die Übersetzer:innen die Terminologie erarbeiten? Das kann grundsätzlich auch funktionieren – zumindest in der Theorie. In der Praxis ist es nämlich so, dass die Übersetzer:innen das zu dokumentierende Produkt nicht zu Gesicht bekommen und seine Einzelkomponenten und deren Funktionen nicht selbst recherchieren.
Die Hauptaufgabe der Übersetzung ist es schließlich, die Quelltexte korrekt in die jeweilige Zielsprache zu übertragen. Die Entscheidung, welcher Begriff mit welcher Benennung in eine Terminologie gehört, ist auf Seiten der Redaktion daher deutlich besser aufgehoben.
Um uns an der Stelle das Leben etwas einfacher zu machen, vernetzen wir unsere Prozesse durch eine Terminologiemanagement-Software. Bei Bedarf können wir zudem auf das Know-how unseres internen Terminologieteams zurückgreifen.

Unser Fazit: Die Informationsbrücke funktioniert.

„Wenn die linke Hand weiß, was die rechte tut, steht dem Projekterfolg nichts mehr im Wege.“
Zugegeben, dieser Satz liest sich ein bisschen wie ein Slogan aus dem Projektmanagement-Seminar. Trotzdem bringt er wunderbar auf den Punkt, warum die Informationsbrücke zwischen Redaktion und Übersetzung aus unserer Sicht so wertvoll ist: Sie ist der Schlüssel, um Expertenwissen zu bündeln und zu kombinieren und entlastet dadurch die Redaktionsteams unserer Kunden. Das gegenseitige Verständnis der Arbeitsweise und Prozesse macht dabei vieles einfacher – und kann entscheidend dazu beitragen, die Effizienz des multilingualen Dokumentationsprozesses zu erhöhen.

Sie wollen mehr über das Thema erfahren? Sprechen Sie uns gerne direkt an.