Sie kennen das bestimmt: Die Dokumentation Ihrer Anlage wurde fertiggestellt – bevor das Gesamtpaket nach Frankreich exportiert werden kann, müssen aber noch die zugehörigen Unterlagen ins Französische übersetzt werden. Der durch die Übersetzung entstehende Kostenfaktor ist nicht zu unterschätzen.
Aber können diese Kosten nicht gesenkt werden? Schließlich lassen Sie regelmäßig ähnliche Texte in immer die gleichen Zielsprachen übersetzen, hierdurch müsste sich doch ein Vorteil für Sie ergeben?
Das ist vollkommen richtig – unter diesen Voraussetzungen lassen sich Übersetzungskosten durchaus optimieren. Aber wie?
Zunächst gibt es natürlich die nächstliegende Option: den Wortpreis zu senken. Solche Regelungen treffen wir mit Ihnen individuell innerhalb von Rahmenvereinbarungen. Aber auch wenn sich diese Kostensenkung auf der nächsten Rechnung sofort bemerkbar macht, ist dies nicht unbedingt die nachhaltigste Option.
Werfen wir also zunächst einen Blick auf die weiteren Stellschrauben, die den Übersetzungspreis beeinflussen. Einen nicht zu verachtenden Nebeneffekt nehme ich an dieser Stelle gleich vorweg: zusätzlich zu den Kosteneinsparungen gehen die folgenden Maßnahmen üblicherweise mit konsistenteren und einheitlicheren Originaldokumenten einher.
Wo setzen wir also an?
1. Vereinheitlichung der Texte
Die Übersetzung Technischer Dokumentation wird gängigerweise anhand sogenannter Matchstaffeln berechnet. Einfach gesagt bedeutet das: Wenn der Satz
Das ölgeschmierte Wälzlager hält die Pumpenwelle mittig.
in der Vergangenheit bereits einmal übersetzt wurde und in der aktuellen Übersetzung wieder auftaucht, so wird diese erneute Übersetzung erheblich rabattiert – schließlich kann die vorhandene Übersetzung wiederverwendet werden. Lautet der Satz im aktuellen Dokument hingegen
Das Wälzlager, das mit Öl geschmiert ist, hält die Pumpenwelle mittig.
dann stimmen beide Sätze zwar inhaltlich, aber nicht syntaktisch hundertprozentig miteinander überein und die Ersparnis ist kleiner.
Insbesondere die Vereinheitlichung von HMI-Texten verschiedener Anlagen beschert nicht nur hohe Rabatte, sondern sorgt auch für Eindeutigkeit und beugt häufigen Rückfragen vor.
2. Vereinheitlichung der Terminologie
Auch hier gilt: Wenn Terminologie einheitlich verwendet wird, erhöht sich automatisch die Wiederholungsrate und sorgt damit für geringere Kosten. Gleichzeitig werden häufige Rückfragen und Übersetzungsfehler von vornherein vermieden:
Handelt es sich beim Kundenportal um dieselbe Anwendung wie beim Kundencockpit? Oder sind es zwei verschiedene Plattformen, die auch unterschiedliche Übersetzungen erhalten müssen?
In Ihren Bedienungsanleitungen wird von der Internetseite gesprochen, während in den Marketingunterlagen auf die Website verwiesen wird? Soll hier auch in der Übersetzung unterschieden werden?
Mit einer gut gepflegten Terminologiedatenbank beantworten sich solche Fragen von selbst, da hier die zu verwendende Bezeichnung festgelegt und definiert wird; nicht zu verwendende Synonyme werden hier idealerweise auch als solche aufgeführt. Besonders praktisch: Nahezu alle Translation-Management-Systeme (TMS) bieten Schnittstellen zu diesen Datenbanksystemen, so dass die Übersetzung vor der Lieferung auch gleich noch auf eventuelle Inkonsistenzen überprüft werden kann.
3. Modularer Aufbau von Dokumenten
Das Wiederholen von Texten kann noch auf die Spitze getrieben werden: so können nicht nur einzelne Sätze, sondern ganze Textpassagen wiederholt werden. Die so entstehenden Wiederholungen werden in der Regel sogar noch stärker rabattiert.
Solche Wiederholungen werden natürlich begünstigt, indem bei der Texterstellung gleich mit Textbausteinen gearbeitet wird, die zu größeren Texten zusammengesetzt werden. Das spart nicht nur Kosten in der Übersetzung, sondern auch Zeit in der Erstellung.
4. Content-Management-Systeme
Hier kommen dann Content-Management-Systeme (CMS) ins Spiel, denn diese greifen die Idee der Textbausteine auf: Die meisten dieser Systeme arbeiten modulbasiert; sich wiederholende Module müssen lediglich bereits bei der Texterstellung an richtiger Stelle referenziert und nicht erneut bearbeitet werden.
Besser noch: Durch clevere Schnittstellen aus dem CMS zu den gängigen Translation-Memory-Systemen und zu allen Projektbeteiligten – Redakteuren, Übersetzern und Terminologen – spart man richtig. Und zwar Zeit, Nerven und natürlich Kosten.
5. Kennzeichnung von nicht zu übersetzenden Elementen
Gerade in Softwaredokumentation wird oft mit Keywords, Verzeichnisnamen und Variablen gearbeitet, die auch in der Übersetzung nicht geändert werden dürfen; die Änderung solcher Werte könnte sogar zu Fehlern führen.
Durch simple Methoden der Vorbereitung können nicht zu bearbeitende Stellen bereits im Ausgangstext als solche gekennzeichnet werden, beispielsweise durch <Tags> oder als Variablen: %3. Wird ein CMS verwendet, können Softwaretexte auch direkt als solche definiert und referenziert werden.
Nahezu alle TMS bieten die Möglichkeit, solche Textstellen zur Bearbeitung zu sperren. Und das Plus? Bei der Analyse der Textmenge werden diese nun nicht mehr mitgezählt, sie müssen also nicht gezahlt werden.
6. Verwendung von Stylesheets
Stylesheets helfen, Dokumente einheitlich aufzubauen. Die vielen Vorzüge der Vereinheitlichung habe ich bereits ausführlich beschrieben, aber nicht nur der Wiederholungsrate kommen Stylesheets zugute.
Hier könnten beispielsweise auch Standards zum Layout festgelegt werden – beispielsweise, dass Grafiken grundsätzlich keinen Text enthalten dürfen und stattdessen mit einer Legende gearbeitet werden muss. So wird ein nicht geringer Teil der zusätzlichen DTP-Aufwände gleich eingespart. Das spart nicht nur Geld, sondern auch Zeit bei der Nachbearbeitung.
Das klingt gut? Das finden wir auch!
Wo ist dann der Haken?
Die aufgezählten Maßnahmen gehen mit einem kleineren oder größeren Initialaufwand einher. Vielleicht sind Sie sich auch nicht sicher, ob sich Kosten und Mühen letztendlich überhaupt in den Übersetzungskosten widerspiegeln. Die Entscheidung können wir Ihnen zwar nicht abnehmen – bei Fragen und Unsicherheiten beraten wir Sie aber jederzeit gerne.
