Success Story: Erfolgreich zum digitalen Informationsportal

Die TROX SE (nachfolgend “TROX”) mit Sitz in Neukirchen-Vluyn zählt zu den weltweit führenden Anbietern in der Lüftungs- und Klimatechnik. Das Unternehmen ist in über 70 Märkten aktiv und verfügt über 33 Tochtergesellschaften sowie 20 Produktionsstandorte.

2023 stellte sich TROX einer zentralen Herausforderung: Technische Informationen genau dort bereitzustellen, wo sie gebraucht werden. Und das zielgerichtet, strukturiert und jederzeit verfügbar. Geplant war der Aufbau eines digitalen Wissens- und Serviceportals auf Basis des DOCUFY TopicPilot, das Inhalte modular, kontextbezogen und rollenbasiert ausliefert.

Für die konzeptionelle Grundlage holte TROX die Expert:innen von kothes ins Boot. Gemeinsam entwickelten sie in Workshops ein nachhaltiges Metadatenmodell inklusive PI-Klassifikation. Dieses Modell ermöglicht es, Inhalte im TopicPilot gezielt zu filtern, dynamisch auszuspielen und langfristig wartbar zu machen.

Die redaktionelle Infrastruktur war bereits etabliert: Seit 2013 arbeitet TROX mit dem XML-basierten Redaktionssystem COSIMA von DOCUFY, das ebenfalls gemeinsam mit kothes eingeführt wurde. Rund 250 Betriebsanleitungen werden darin für internationale Märkte in bis zu 20 Sprachen gepflegt.

Mit wachsender Produktvielfalt und höheren Erwartungen an die digitale Bereitstellung stieß das bisherige Modell jedoch an sein Grenzen. Der Aufbau des DOCU PORTALs war die logische Weiterentwicklung und mit dem Pilotprojekt „Brandschutzklappen“ bestand das Portal erfolgreich seinen ersten Test (mehr zum Pilotprojekt weiter unten).

Heute steht das Portal auf einem stabilen Fundament. Weitere Landesgesellschaften bereiten bereits ihre Anbindung vor. Zusätzliche Datenquellen wie PIM-Systeme, Servicedokumentationen und interne Chatbots sollen ebenfalls integriert werden. Alle Systeme greifen dabei auf die strukturierte COSIMA-Datenbasis zurück, die methodisch mit kothes entwickelt wurde.

Die Ausgangssituation

TROX setzte frühzeitig auf Struktur und Systematik: Bereits 2013 wurde gemeinsam mit kothes COSIMA eingeführt. Dokumente wurden modular mit wiederverwendbaren Content-Bausteinen, konsistenten Strukturen und systematisch gepflegten Inhalten aufgebaut. Diese Vorgehensweise ermöglichte hohe Qualität und effiziente Übersetzungen.

Christian Schmithüsen, Technischer Redakteur und Projektverantwortlicher auf Seiten von TROX erinnert sich: „Einen Quantensprung haben wir beim Handling der vielen Übersetzungen erlebt. Wir können einzelne Pakete zur Übersetzung geben und jeden einzelnen Schritt nachvollziehen. Der Zeitaufwand dafür hat sich drastisch reduziert.“

Doch mit wachsender Variantenvielfalt, zusätzlichen Zielgruppen und dem Wunsch nach digitaler, kontextbezogener Bereitstellung musste das bestehende Modell weiterentwickelt werden. Inhalte sollten nicht länger ausschließlich als PDFs ausgeliefert werden, sondern zielgerichtet, kontextbezogen und rollenbasiert. Direkt dort, wo sie gebraucht werden: auf der Baustelle, im Technischen Service oder im internen Support. 

Die neue Vision: ein zentrales Wissensportal, das Inhalte aus COSIMA modular, filterbar und nutzungsfreundlich bereitstellt – auf jedem Endgerät, in jedem Kontext.

Zur Umsetzung dieser Vision wurde gemeinsam mit kothes eine neue inhaltliche Grundlage entwickelt.

Die Aufgabe

Das neue Portal erforderte ein Umdenken in der Technischen Redaktion. Die modularen Inhalte mussten nun umfassend und durchgängig klassifiziert und mit Metadaten versehen werden.

TROX wünschte sich ein einheitliches, skalierbares Metadatenkonzept mit durchgängiger PI-Klassifikation, das über alle Produkte und Anleitungen hinweg anwendbar ist und damit anschlussfähig für neue Märkte, Varianten und Zielgruppen. Gemeinsam mit kothes wurden dafür vier zentrale Aufgabenfelder definiert:

Präzise Informationen bereitstellen
Ziel war, Inhalte so aufzubereiten, dass nur die jeweils relevante Information abhängig von Rolle, Kontext oder Anwendungssituation ausgeliefert wird.

Systematische Struktur schaffen
Alle Inhalte sollten mit einem einheitlichen und zukunftssicheren Metadatenmodell sowie einer maschinell lesbaren PI-Klassifikation versehen werden.

Interne Akzeptanz sichern
Interne Fachbereiche wurden frühzeitig eingebunden, um ein gemeinsames Verständnis für Informationsbedarfe und Systemlogik zu schaffen.

Praxistauglichkeit beweisen
Ein konkreter Use-Case – die Produktgruppe Brandschutzklappen – sollte zeigen, wie das Metadatenmodell in der Praxis funktioniert, und die spätere Skalierbarkeit sicherstellen.

Die Aufgabe für kothes war damit klar: Ein durchgängiges, redaktionsnahes Metadatenkonzept zu entwickeln, das die bestehenden Inhalte in COSIMA verlässlich abbildet und zugleich skalierbar bleibt für künftige Inhalte, Produktgruppen und Zielmärkte.

Das Vorgehen

Grundlagen schaffen, Anforderungen schärfen

In gemeinsamen Workshops analysierte kothes mit dem TROX-Team systematisch die inhaltlichen und strukturellen Anforderungen. 

Im Mittelpunkt standen zentrale Fragen der Technischen Redaktion:

• Welche Informationen werden in welchem Nutzungskontext benötigt?
• Wie müssen Inhalte aufgebaut, klassifiziert und verschlagwortet sein, damit sie gezielt auffindbar und mediengerecht ausgespielt werden können?

Das Ergebnis: ein belastbarer erster Entwurf für ein nachhaltiges Metadatenkonzept, das sowohl den redaktionellen Anforderungen als auch den Bedürfnissen der zukünftigen Nutzer:innen gerecht wird.

PI-Klassifikation entwickeln, Struktur verankern

Gemeinsam mit dem TROX-Team entwickelte kothes eine PI-Klassifikation, die sich an der bestehenden Produktstruktur orientiert und sich für die Klassifikation aller modularen Inhalte eignet.

Besonderes Augenmerk lag auf der praktischen Umsetzung im Redaktionsalltag. Die Klassifikation wurde eng an realen Produktstrukturen, bestehenden Modulen und redaktionellen Workflows ausgerichtet. So entstand eine Systematik, die nicht nur konzeptionell tragfähig, sondern auch operativ umsetzbar ist – und angenommen wird. 

Praxisbeweis durch Use-Case

Um das Konzept in der Praxis zu testen, wurde in einem Pilotprojekt eine erste Testinstanz des TopicPilot von DOCUFY mit klassifizierten Inhalten aus der Produktgruppe Brandschutzklappen befüllt. Dabei zeigte sich schnell: Die technische Implementierung ist nur ein Teil des Erfolgs. Entscheidend ist, wie Inhalte wahrgenommen und genutzt werden.

Produktmanager:innen konnten live erleben, wie sich Informationen intuitiv filtern, gezielt abrufen und direkt anwenden lassen. Auch der mobile Zugriff per QR-Code funktionierte problemlos. Die Vorteile der strukturierten Informationsbereitstellung waren sofort für alle Nutzenden greifbar – von der Redaktion über den Service bis zum Produktmanagement und Vertrieb. Anfängliche Skepsis wich echter Überzeugung. 

Der Nutzen für TROX

Mit dem neuen Metadatenkonzept und der PI-Klassifikation hat TROX  die redaktionelle Grundlage für eine moderne digitale Informationsarchitektur geschaffen. Anstelle statischer PDFs stehen heute dynamisch gefilterte, modulare Inhalte zur Verfügung – exakt zugeschnitten auf den jeweiligen Nutzenden. Und zwar exakt dort, wo sie benötigt werden.

Christian Schmithüsen fasst zusammen: „Das Ergebnis ist gelungen! Unsere Mitarbeitenden brauchen keine großen Dokumente mehr durch die Gegend zu schieben und unsere Kunden können die Informationen selbstständig ganz einfach finden.“

Bereits in der Prototypphase überzeugte das System durch seine intuitive Bedienbarkeit und klare Benutzerführung. Somit ist für TROX der nächste konsequente Schritt die internationale Skalierung: Tochtergesellschaften in Norwegen und der Schweiz werden künftig ebenfalls das Redaktionssystem COSIMA nutzen und mit dem Metadatenkonzept arbeiten.

Die enge Zusammenarbeit mit kothes bildet die methodische Basis dafür, Content-Delivery-Portale effizient und nachhaltig mit hochwertigen, modularen Inhalten zu befüllen. Die strukturierte Vorgehensweise und der gezielte Pilotansatz machen das Projekt zum Best-Practice-Beispiel für Unternehmen, die Technische Redaktion zukunftssicher digitalisieren möchten.