Die FHR Anlagenbau GmbH (nachfolgend „FHR“) mit Sitz in Ottendorf-Okrilla entwickelt maßgeschneiderte Vakuum-Beschichtungsanlagen und bietet passende Materialien, Beschichtungsservices und technischen Support – für Forschung und Industrie weltweit. 2023 stand FHR vor einem entscheidenden Schritt: der Einführung eines zentralen Redaktionssystems, um die Technische Dokumentation von Grund auf neu zu strukturieren und nachhaltig und zukunftsfähig aufzusetzen. Bisher wurde ohne ein zentrales System gearbeitet, Inhalte entstanden dezentral und individuell.
Um diesen Wandel erfolgreich zu gestalten, entschied sich FHR für SCHEMA ST4 von Quanos und für die Unterstützung von kothes als Experten für Technische Dokumentation. Gemeinsam wurden praxisnahe Schulungskonzepte entwickelt, gezielte Workshops durchgeführt und die Redaktion professionell durch alle Phasen der Einführung begleitet.
Im Fokus standen die Standardisierung und Modularisierung von Inhalten, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sowie der Aufbau schlanker und tragfähiger Prozesse.
Das Ergebnis: eine moderne redaktionelle Systemlandschaft, die für Klarheit, Struktur und Wiederverwendbarkeit sorgt und FHR in die Lage versetzt, die Technische Dokumentation strategisch weiterzuentwickeln. Weitere Schulungen und Folgeprojekte sind bereits angestoßen.
Die Ausgangssituation
Die FHR Anlagenbau GmbH stand vor einem grundlegenden Schritt: der Einführung eines Redaktionssystems. Bislang arbeitete die Technische Redaktion dezentral, Prozesse wurden individuell geregelt. Doch mit wachsender Komplexität und Variantenvielfalt stießen die bisherigen Strukturen an ihre Grenzen.
Mit der Entscheidung für SCHEMA ST4 war klar: Der Einstieg sollte professionell geplant, methodisch begleitet und von Anfang an auf stabile Strukturen und eine verlässliche Datengrundlage ausgerichtet sein.
Um dieses Ziel zu erreichen, suchte das Team nach einem erfahrenen Partner und fand ihn in kothes.
Die Aufgabe
Die Einführung von SCHEMA ST4 sollte bei FHR nicht nur neue Funktionen einführen, sondern den Grundstein für eine moderne, skalierbare und abteilungsübergreifend nutzbare Technische Dokumentation legen. Gemeinsam mit kothes wurden dafür vier zentrale Anforderungen definiert:
Von Anfang an alles richtig machen
Der Systemstart sollte bewusst geplant und professionell begleitet werden. FHR wollte typische Einführungsfehler vermeiden und von Beginn an klare technische wie redaktionelle Strukturen schaffen. Denn: Wer strukturiert startet, spart später Zeit, Aufwand und Kosten.
Eine Datengrundlage, die trägt
Im Mittelpunkt stand der Aufbau eines konsistenten und zukunftssicheren Informationsbestands. Inhalte sollten modular, wiederverwendbar und sauber gepflegt sein – als Basis für effiziente Redaktionsprozesse, saubere Übersetzungsstrukturen und nachhaltige Weiterentwicklung.
Wissen verankern, nicht nur vermitteln
Damit das System nicht nur installiert, sondern im Arbeitsalltag gelebt wird, braucht es mehr als Theorie. Es braucht praxisnahe Schulungen – passgenau auf Rollen, Bedürfnisse und Anwendungsfälle zugeschnitten. So wird aus theoretischem Know-how gelebte Anwendungskompetenz.
Abteilungsübergreifend denken statt isoliert arbeiten
Dokumentation endet nicht am Schreibtisch der Redaktion. FHR wollte Informationssilos aufbrechen, Schnittstellen sichtbar machen und ein gemeinsames Verständnis für Inhalte schaffen. Das Ziel: Informationsflüsse verbessern, Synergien erkennen und Redundanzen vermeiden.
Die Aufgabe für kothes war damit klar: FHR mit Erfahrung, Methodenkompetenz und technischer Expertise durch die Einführung zu begleiten – für eine starke Technische Redaktion mit System.
Das Vorgehen
Grundlagen schaffen, Einstieg erleichtern
Den Auftakt bildete ein gemeinsamer Dokucheck: Gemeinsam mit FHR analysierte kothes die bestehende Dokumentationspraxis und identifizierte gezielt Optimierungspotenziale. In ersten Gesprächen wurden konkrete Anforderungen und Herausforderungen herausgearbeitet: von der Bedienung des neuen Systems über redaktionelle Abläufe bis hin zu bereichsübergreifenden Informationsflüssen.
Im Mittelpunkt stand dabei die zentrale Frage: Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden, damit SCHEMA ST4 von Beginn an strukturiert, effizient und nachhaltig eingesetzt werden kann?
Schulungskonzepte entwickeln, Praxisbezug sichern
Auf dieser Grundlage entwickelte kothes ein maßgeschneidertes Schulungskonzept, individuell abgestimmt auf die Anforderungen und Rollen bei FHR. Die Module im Überblick:
- Grundlagenschulung für SCHEMA ST4
Einführung in die Systembedienung und das redaktionelle Arbeiten. Damit alle Beteiligten sicher starten und die wichtigsten Funktionen effizient nutzen können. - Vertiefende Admin-Schulung
Fokus auf Benutzerverwaltung, Konfiguration und Systemhintergründe – für Admins, die ST4 gezielt auf die internen Prozesse zuschneiden möchten. - Trainings zum Page Layout Designer und Online Media Designer
Gestaltung und Anpassung von Layouts und Ausgabekanälen. Damit Inhalte mediengerecht und zielgruppenorientiert veröffentlicht werden können. - Workshop zu Metadaten und Modularisierung
Entwicklung eines strukturierten Informationsmodells – für mehr Wiederverwendbarkeit, weniger Redundanz und eine zukunftsfähige Content-Strategie. - Abteilungsübergreifender Workshop zur Schnittstellenklärung und Informationsbeschaffung
Zuständigkeiten klären, Informationsflüsse verbessern und ein gemeinsames Verständnis schaffen – für eine koordinierte redaktionelle Zusammenarbeit über Teamgrenzen hinweg.
Alle Schulungen wurden praxisnah, rollenbasiert und direkt auf den Arbeitsalltag bei FHR zugeschnitten. So wurde sichergestellt, dass das Wissen nicht nur vermittelt, sondern nachhaltig verankert wird.
Redaktionsprozesse stärken, Zusammenarbeit fördern
Ein Redaktionssystem entfaltet seinen vollen Nutzen erst dann, wenn auch die Prozesse dahinter greifen. Deshalb lag ein weiterer Fokus auf der strukturellen Weiterentwicklung der Redaktion: Inhalte sollten modular aufgebaut, prozessorientiert gepflegt und teamübergreifend abgestimmt werden.
Besonders der bereichsübergreifende Workshop schuf ein gemeinsames Verständnis für Rollen, Anforderungen und Inhalte und legte damit die Basis für eine konsistente Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.
Support bieten, Flexibilität ermöglichen
Auch nach der Einführung blieb kothes an Bord: Ein eingerichtetes Support-Kontingent ermöglichte schnelle und praxisnahe Unterstützung im Tagesgeschäft. Ob bei redaktionellen Details, technischen Rückfragen oder spezifischen Anwendungsszenarien.
Und das Projekt geht weiter: Weitere Schulungen für zusätzliche Teams sind bereits in Planung, ebenso ein strategischer Folgeworkshop zur Weiterentwicklung des Systemeinsatzes. So bleibt FHR auch langfristig redaktionell auf Kurs.
Der Nutzen für FHR
Mit der Einführung von SCHEMA ST4 und der gezielten Begleitung durch kothes hat FHR seine Technische Redaktion nicht nur technisch modernisiert, sondern auch strukturell und organisatorisch nachhaltig weiterentwickelt. Die redaktionellen Prozesse sind heute klar definiert, Inhalte modular aufgebaut und die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg spürbar verbessert.
Dank der praxisnahen Schulungen verfügen die Redakteur:innen über das nötige Wissen, um ST4 sicher und effizient im Alltag einzusetzen. Auch komplexe Inhalte lassen sich nun gezielt aufbereiten, versionieren und wiederverwenden. Ein klarer Gewinn für Qualität, Transparenz und Ressourceneffizienz.
Besonders wertvoll war die bereichsübergreifende Abstimmung, die im Rahmen der Workshops initiiert wurde. Sie schuf ein gemeinsames Verständnis für Anforderungen, Rollen und Informationsflüsse und damit die Basis für eine vernetzte, teamübergreifende Dokumentationsstrategie.
Mit dem eingerichteten Support-Kontingent bleibt FHR auch im Tagesgeschäft flexibel: Rückfragen werden schnell beantwortet, neue Mitarbeitende können zügig eingearbeitet werden und bestehende Prozesse lassen sich gezielt weiterentwickeln.
Mit dem Ausblick auf weitere geplante Schulungen runden wir das Projekt ab.
„Die Zusammenarbeit mit kothes war für uns in jeder Phase ein echter Gewinn. Besonders die individuell abgestimmten Schulungen sowie die abteilungsübergreifenden Workshops und die strukturierte Einführung haben uns enorm geholfen, SCHEMA ST4 sicher in unsere Prozesse zu integrieren. Durch die professionelle Unterstützung des gesamten kothes Teams fühlen wir uns bestens vorbereitet auf alles, was noch kommt. Das gesamte Dokuteam bedankt sich an der Stelle bei kothes für die sehr gute Zusammenarbeit und Unterstützung. Wir freuen uns auf weitere spannende Projekte, die wir zusammen mit kothes umsetzen“, fasst Gabriele Gröger von der FHR Anlagenbau GmbH zusammen.
Die Einführung von SCHEMA ST4 war für FHR weit mehr als ein IT-Projekt: Sie war der Startschuss für eine moderne, zukunftsorientierte und nachhaltig aufgestellte Technische Dokumentation.
