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Auf dem Weg zur digitalen Technischen Dokumentation

Was tun, wenn die Umsetzung des Digitalisierungskonzepts ins Stocken gerät?

CONSULTPROVIDE
Auf dem Weg zur digitalen Technischen Dokumentation

Die Szene: Montag, der wöchentliche Jour fixe der Bereichsleiter mit der Geschäftsführung läuft. Der Chef des Maschinen- und Anlagenbauers skizziert gerade engagiert ein Erlebnis aus der letzten Woche: „Ich stand gerade mit dem Produktionsleiter unseres Kunden SOLU-MedTech wegen eines neuen Großauftrags zwischen den alten Verpackungslinien, als sein Smartphone eine Meldung pushte. Er checkte die Meldung und fing dann sofort an zu scrollen und zu drücken. Dann sagte er: Ein Sensorfehler an der Linie 5, aber der Schmidt ist schon dran, ist keine große Sache … und übrigens würde ich mir so eine Funktion von Ihren neuen Anlagen auch wünschen …“

Was war passiert? Über eine App meldete die Produktionsanlage eine Störung an einen ausgewählten Personenkreis. Derjenige, der sich der Störung annimmt, pusht die Statusmeldung „in Arbeit“ an das System. Alle Informierten sehen die Fehlermeldung und den Status der Bearbeitung. Sie können, bei Bedarf, die Vorschläge zur Fehlerbeseitigung aus der Serviceanleitung aufrufen. Benötigte Werkzeuge, Materialien und Ersatzteile werden gegebenenfalls zusätzlich angezeigt. Reicht das nicht aus, können über vorgeschlagene, kontextbezogene Suchbegriffe weitere Topics aus der Technischen Dokumentation aufgerufen werden.

Doch zurück zum Jour fixe. Klar wollte der Chef sofort wissen, wie weit man selbst mit dem Thema ist. Es gibt doch bereits ein unternehmensweites Digitalisierungskonzept, das auch die mobile Dokumentation umfasst. Wie steht es mit dessen Umsetzung? Wann können wir unseren Kunden so eine Lösung anbieten?

Und jetzt? Jetzt driften Wunsch und Realität auseinander!

Ja, das Konzept gibt es, aber an allen Ecken und Enden auch Hürden bei der Umsetzung der sich daraus ableitenden Projekte und To-dos:

  • Bereichsübergreifende Entscheidungen müssen gefällt werden. Es herrscht aber noch keine Einigkeit der Beteiligten.
  • Aufgabenstellung und Verantwortung sind zwar definiert und geregelt, aber die betroffenen Verantwortlichen haben zusätzlich andere Projekte und Aufgaben, die sie höher priorisieren. Deren Umsetzung kollidiert häufig mit dem umfangreichen Digitalisierungskonzept.
  • In Teilbereichen gibt es bereits Insellösungen, deren Umsetzung kurz bevorsteht oder bereits erfolgt ist. Die Bereitschaft, jetzt zusätzlich noch an anderer Stelle Projekte zu unterstützen, ist gering, da auch die personellen Ressourcen dafür oft fehlen.
  • Nicht selten kommen dazu noch offene Entscheidungen zur Systemlandschaft: Welche Softwaretools müssen gegebenenfalls ersetzt werden? Welche können bleiben und welche Tools müssen noch zusätzlich angeschafft werden?

Was kann man also jetzt tun, um dem Ziel einer digitalen Informationswelt und damit einer mobilen Technischen Dokumentation näher zu kommen?

Jedes Unternehmen, das diesen Schritt gerade geht oder gehen will, steht hier an einem individuellen Punkt. Es gibt also keine allgemeingültige Wahrheit oder Lösung.

Bei Kunden, die diesen Weg gerade erfolgreich gehen, ist jedoch oft ein Erfolgsrezept vorzufinden: Das große Digitalisierungskonzept wird in praktikable Teilprojekte aufgeteilt, um so den Fokus auf sofort oder kurzfristig umsetzbare Lösungen und To-dos zu legen. Die dafür benötigten Ressourcen und Investitionen bleiben überschaubar, man erreicht Teilziele und verzettelt sich nicht mit Aufgaben, die sich vielleicht noch gar nicht lösen lassen.

Bestimmen Sie den Status quo

Die Beantwortung der Fragen "Wo stehen wir aktuell?", "Wie weit sind wir und wo hakt es?" kann gute Ansätze liefern, welche Teilprojekte als Nächstes erfolgsversprechend und vor allem realisierbar sind.

Die Kernbereiche der Betrachtung können dabei zum Beispiel sein:

  • Inhalte: Welche Informationen gibt es aktuell für die verschiedenen Nutzergruppen und wie sind diese aufgebaut?
  • Quelle der Information: Woher stammen diese Informationen, wie werden sie generiert, wer erstellt sie?
  • Systeme: In welchen Systemen werden die Informationen aktuell generiert oder erstellt?
  • Datenbanken: Wo und in welchem Format werden diese Informationen gespeichert?
  • Nutzung: Wer nutzt diese Informationen aktuell und über welches Medium (PDF, HMI, mobiles Endgerät, Ersatzteilkatalog, etc.) werden sie abgerufen?

Die Betrachtung des Ist-Zustands sollte nicht zum Ziel haben, ein möglichst umfängliches Bild aller Facetten dieser Themen zu erreichen. Der Status quo sollte lediglich Ideen für konkrete Ansätze liefern, die im oben beschriebenen Sinne schon jetzt umsetzbar sind, und Sie dem Ziel einer digitalisierten Technischen Dokumentation näher bringen. Idealerweise schaffen diese Teilziele bereits einen verwertbaren Zusatznutzen für die Zielgruppen der Informationen.

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Die Summe aller Teile ergibt das Ganze

Ähnlich einem Puzzlespiel, bei dem es eine gängige Erfolgsstrategie ist, sich auf markante Bildbereiche oder die Ränder zu konzentrieren, ergibt die Summe aller Teilprojekte mittelfristig auch hier das Gesamtbild.

Im Unterschied zum starren Puzzle ist das Ergebnis hier jedoch flexibel. Es kann sich im Rahmen der Umsetzung an Marktveränderungen, neue Zielfacetten oder fortgeschrittene wie auch neue technische Möglichkeiten und Softwarelösungen anpassen.

Teilprojekte, die verstärkt die Nutzung und Integration vorhandener Inhalte, Systeme und Lösungen verfolgen und die wir immer wieder zusammen mit Kunden erarbeiten und umsetzen, sind unter anderem:

  • Die Erarbeitung und Einführung geeigneter Metadatenkonzepte als Basis für eine strukturierte Technische Dokumentation
  • Die Umstellung der kapitelorientierten Dokumentationserstellung auf selbstständig nutzbare Topics. Diese erleichtern die Erstellung der Technischen Dokumente und helfen vor allen Dingen den Nutzenden, die benötigte Information schneller zu finden.
  • Die effizientere Verwendung von bestehenden Redaktionssystemen durch optimale Nutzung der technischen Möglichkeiten
  • Eine Topic-orientierte Aufbereitung von Serviceinformationen wie FAQs oder How-tos etc.
  • Die digitale Nutzung der Topics aus der Technischen Dokumentation oder dem Servicebereich auf mobilen Endgeräten
  • Das Ausloten der vorhandenen technischen Lösungen hinsichtlich zielführender Möglichkeiten zur Informationsbereitstellung in Form von Topics
  • Die Vernetzung vorhandener Systeme durch Programmierung geeigneter Schnittstellen, zum Beispiel Redaktionssysteme mit Ersatzteilkatalogen oder Service-Management-Softwaretools zur Automatisierung der Technischen Dokumentation.

Gerne sind wir dabei Ihr „Auge“, das die geeigneten Puzzleteile erkennt und diese gemeinsam mit Ihnen erfolgreich zu Teilbildern formt, die sofort Mehrwerte bringen.

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Uwe Frank
Author:
Blog post Uwe Frank
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