Künstliche Intelligenz (KI) wird aktuell in nahezu jedem Fachmagazin, auf Konferenzen und in sozialen Netzwerken diskutiert. Doch trotz des Hypes herrscht in vielen Technischen Redaktionen Unsicherheit: Wie kann ich KI sinnvoll in der Technischen Dokumentation einsetzen? Muss ich jetzt mein komplettes Arbeiten umstellen?
Technische Redakteur:innen stehen oft vor der Herausforderung, KI in ihre Prozesse einzubinden, ohne dabei Sicherheit und Qualität zu riskieren. KI muss nicht sofort den gesamten Redaktionsprozess verändern. Kleine, unbedenkliche Tests bieten einen praktischen und sicheren Start. Mit klaren Use Cases, wie Texterstellung, Übersetzung, Terminologievereinheitlichung oder Gliederungserstellung, lassen sich erste Erfahrungen sammeln. Kontrolle, Datenschutz und Konformität bleiben dabei immer in der Hand der Redaktion. Mit dem richtigen Mindset und gezielten Anwendungen kann KI Schritt für Schritt als unterstützendes Werkzeug etabliert werden.
Viele Technische Redakteur:innen kennen die Situation: Das Interesse an KI ist groß, aber es fehlt ein konkreter Einstieg. Die Menge an Tools, Fachbegriffen und die Sorge vor fehlerhaften Ergebnissen hemmen den Start. Gleichzeitig entsteht ein gewisser Druck: Wer jetzt nicht beginnt, KI im Arbeitsalltag zu nutzen, könnte den Anschluss verlieren.
Wenn Sie diese Gedanken kennen, sind Sie nicht allein. Gerade in der Technischen Dokumentation mit ihren besonderen Anforderungen an Verständlichkeit, Aktualität und Richtlinienkonformität wirkt KI auf den ersten Blick wie eine Blackbox. Doch ein einfacher Einstieg ist möglich, ohne dass Sie sofort Ihre komplette Arbeitsweise verändern.
Bevor Sie nach dem „richtigen“ KI-Tool suchen, ist es wichtig wiederkehrende Use-Cases zu definieren, bei denen KI in der Dokumentationserstellung unterstützen kann. KI ist ein Assistent, kein Ersatz. Sie übernimmt Aufgaben, unterstützt bei Routinetätigkeiten und kann Ihnen repetitive Arbeiten abnehmen. Aber sie bleibt immer auf Ihre Prüfung und Freigabe angewiesen.
Setzen Sie sich zu Beginn kleine, überschaubare Ziele und testen Sie KI-Anwendungen mit unverfänglichen oder fiktiven Beispieldaten. So können Sie Sicherheit im Umgang gewinnen, ohne in Produktionsdaten oder sensible Informationen einzugreifen.
Die folgenden konkreten Einsatzmöglichkeiten zeigen, wie Sie KI Schritt für Schritt im redaktionellen Alltag erproben und daraus wertvolle Erkenntnisse für Ihre eigene Arbeit ableiten können:
1. Texterstellung und -überarbeitung
Lassen Sie sich von einer KI einen Warnhinweis nach dem SAFE-Prinzip für ein fiktives Produkt schreiben. Analysieren Sie: Welche Aspekte der Antwort überzeugen, wo fehlt Fachwissen? Je genauer Ihr Prompt (Ihre Aufgabenbeschreibung), desto näher kommt das Ergebnis Ihren Anforderungen.
2. Gliederungen und Inhaltsverzeichnisse
Bitten Sie die KI um die Erstellung einer Gliederung für eine Betriebsanleitung. Prüfen Sie: Ist die Struktur logisch? Könnten Sie bereits Teile der Ergebnisse nutzen? An welchen Stellen muss nachgesteuert werden?
3. Fragenkataloge für Rechercheinterviews
Lassen Sie sich einen Fragenkatalog für ein Interview, zum Beispiel mit jemandem aus der Konstruktionsabteilung, generieren. So gewinnen Sie Ideen für Ihre eigene Recherche, erkennen aber auch gleich, wo die KI an ihre Grenzen stößt und zum Beispiel Informationen hinzuerfindet.
4. Übersetzungen und Terminologie
Nutzen Sie KI-gestützte Übersetzungen und prüfen Sie alle Ergebnisse gewissenhaft. So können Sie die Terminologietreue und sprachliche Qualität bewerten und gezielt weiter verbessern.
Wichtig: Alle von der KI gelieferten Ergebnisse müssen geprüft und freigegeben werden. Niemand sollte ungeprüft KI-generierte Inhalte weiterverwenden – das gilt insbesondere für sicherheitskritische Texte.
Viele Technische Redakteur:innen sind unsicher: Was passiert mit den Daten, die ich in eine KI eingebe? Als Grundsatz gilt: Geben Sie im ersten Schritt keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten ein. Nutzen Sie für erste Versuche nur fiktive Beispiele und achten Sie darauf, ob das KI-Tool datenschutzkonform arbeitet (z. B. durch DSGVO-konforme Einstellungen und Nutzung europäischer Hosting-Anbieter).
Die Verantwortung für alle veröffentlichten Inhalte bleibt bei Ihnen. KI kann unterstützen und beschleunigen – die Qualitätssicherung liegt jedoch weiterhin in menschlicher Hand.
Damit Sie den Einstieg sicher und strukturiert gestalten, empfiehlt es sich, einen klaren und nachvollziehbaren Prozess aufzusetzen und zu dokumentieren.
Der Einstieg in KI gelingt nachhaltiger, wenn die Technische Redaktion gemeinsam lernt. Sprechen Sie das Thema offen an und beziehen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen frühzeitig ein.
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Fazit: Kleine Schritte führen sicher zum Ziel
Der Einstieg in die Arbeit mit KI lässt sich am besten durch klar definierte, überschaubare Maßnahmen gestalten. Es ist weder notwendig noch sinnvoll, sofort alle etablierten Prozesse zu verändern. Stattdessen empfiehlt es sich, mit kleineren Pilotprojekten und risikoarmen Tests zu beginnen, um die Funktionsweise und den Mehrwert von KI-Tools im eigenen Arbeitskontext zu überprüfen.
Wesentlich ist, dass alle KI-generierten Inhalte stets sorgfältig geprüft und an die redaktionellen Standards angepasst werden. Technische Redaktion bleibt eine Aufgabe, bei der Expertise, Kontrolle und Qualitätssicherung im Mittelpunkt stehen. Wer systematisch vorgeht und die Weiterentwicklung im Blick behält, kann KI gezielt als Unterstützung in der Technischen Dokumentation etablieren.
Kurz gesagt:
KI liefert Impulse – die inhaltliche Endkontrolle bleibt menschliche Aufgabe.