Von historisch gewachsenen Abläufen zur einheitlichen Doku-Organisation

Die SCHAKO KG, ein Hersteller von Komponenten und Systemen für die Lüftungs- und Klimatechnik mit Fokus auf Lösungen für Gebäude und industrielle Anwendungen, wollte 2024 die Technische Dokumentation professionalisieren: standortübergreifend einheitliche Prozesse definieren, Verantwortlichkeiten klären und ein CCMS (Component Content Management System) als Grundlage für modularen Content einführen.

kothes begleitete SCHAKO auf diesem Weg – von der strukturierten Bestandsaufnahme über die Auswahl eines passenden Redaktionssystems bis hin zu der Einführung des Systems Paligo vom gleichnamigen Hersteller und einem entsprechenden Proof of Concept.

Die Ausgangssituation

Die Dokumentationserstellung war stark von historisch gewachsenen Abläufen geprägt. Inhalte wurden in Word und in FrameMaker erstellt, Überarbeitungen kamen aus dem Produktmanagement, und die Umsetzung erfolgte durch Mitarbeitende der Konstruktion. Gleichzeitig fehlte ein übergreifendes Konzept, das die Anforderungen der beiden SCHAKO-Standorte in Deutschland und Spanien zusammenführt.

Die Folgen zeigten sich im Alltag deutlich:

• Uneinheitliche Prozesse zwischen Deutschland und Spanien

• Häufige Rückmeldungen über fehlende Informationen in der Technischen Dokumentation

• Kein einheitlicher Redaktionsprozess mit klar definierten Zuständigkeiten

• Ein wachsender Bedarf, Inhalte stärker an Nutzer:innen und neue digitale Kanäle anzupassen

SCHAKO wollte die Technische Redaktion deshalb „auf professionelle Beine stellen“: mit einheitlichen Prozessen über Standorte hinweg und mit einem Redaktionssystem als Basis.

Die Aufgabe

Im Kern ging es im Projekt um drei Ziele:

1. Einheitliche, standortübergreifende Prozesse schaffen – mit klaren Rollen, Zuständigkeiten und Workflows.

2. Ein CCMS auswählen und einführen, das die Anforderungen von SCHAKO erfüllt, dezentral bedient werden kann und die Grundlage für modularen, zielgruppengerechten Content bildet.

3. Inhalte und Informationsprodukte stärker aus Nutzerperspektive denken und strukturieren.

Der Proof of Concept (PoC) lieferte die notwendige Grundlage, um eine belastbare Entscheidung zur zukünftigen Nutzung von Paligo zu treffen.

Das Vorgehen

1) Auswahlprozess strukturieren und Entscheidung absichern

kothes unterstützte SCHAKO bei der CCMS‑Auswahl mit einem individuell zugeschnittenen Workshop, an dem die Mitarbeitenden aus der Redaktion in Deutschland und Spanien, die Projektleitung, das Marketing sowie das Produktmanagement beteiligt waren – und natürlich wir. Ziel des Workshops: Bestandsaufnahme, Zieldefinition, Ableitung von Handlungsfeldern und Entwicklung einer Roadmap. Ergänzend wurde in einem weiteren Workshop festgelegt, mit welchen Testszenarien die in Frage kommenden Systeme realistisch geprüft werden sollten.

Das Ergebnis: SCHAKO entschied sich für Paligo als passendes CCMS, vor allem aufgrund der cloudbasierten Funktionsweise des Systems, der kollaborativen Möglichkeiten, der flexiblen Publikationswege für PDF, Word und HTML sowie der Automatisierungsoptionen.

2) Proof of Concept 2025: Inhalte, Prozesse und Organisation zusammenbringen

kothes begleitete die Einführung und den PoC mit einem klaren Fokus auf Umsetzbarkeit im Alltag:

• Unterstützung bei der Definition eines Migrationskonzepts für die möglichst effiziente Übernahme der Bestandsinhalte aus Word und FrameMaker

• Modularisierungsworkshop mit Ableitung eines Konzepts für den zielgruppenspezifischen Aufbau sowie der Definition zukünftiger Informationsprodukte und benötigter Inhalte

• Prozessworkshop zur Definition eines klaren Workflows und klarer Zuständigkeiten bei Neu- oder Änderungsaufträgen

• Unterstützung bei einer internen Stakeholder-Umfrage zur Bewertung und Akzeptanz des neuen Workflows und von Paligo

• Regelmäßige Teilnahme an den wöchentlichen Regelmeetings und den unternehmensweiten Stakeholder‑Meetings über das Jahr 

Dabei erfüllten wir auch unseren eigenen Anspruch, jederzeit flexibel auf die Bedürfnisse, Wünsche und sich verändernde Zustände unserer Kunden einzugehen.

3) Kritische Phasen managen & Ziel halten

Im weiteren Projektverlauf wurde der Zeitrahmen besonders entscheidend: Die Paligo-Lizenz war zunächst auf ein Jahr begrenzt, weshalb bis Ende November eine Entscheidung zur weiteren Nutzung getroffen werden musste. In dieser Phase unterstützte kothes SCHAKO intensiv in der redaktionellen Umsetzung des ersten PoC-Teils, um das Projekt zielführend voranzutreiben und eine fundierte Weichenstellung für die zukünftige Dokumentationsstrategie zu ermöglichen. So konnte SCHAKO fristgerecht die Entscheidungsgrundlage schaffen.

Rechtzeitig im November 2025 fiel dann die Entscheidung: Paligo wurde als passendes CCMS bestätigt, die Geschäftsführung gab die Fortführung frei. Ausschlaggebend war, dass Paligo zur zentralen Plattform für produktrelevante Informationen wird und die Technische Dokumentation dadurch organisatorische Eigenständigkeit sowie fachliche Verantwortung erhält. Die Begleitung durch kothes in den ersten beiden Quartalen 2026 als methodischer Partner sowie die vorangetriebene Modularisierung überzeugten die Geschäftsführung zusätzlich. Ein riesiger Erfolg für die Technische Redaktion. 

„Mit Paligo und den neuen Prozessen hat unsere Technische Redaktion ein ganz neues Level erreicht: Wir haben klare Rollen, transparente Abläufe und eine Plattform, auf der alle zusammenarbeiten. Änderungen und neue Anforderungen kommen jetzt sauber über das Anforderungsportal, wir können Inhalte gezielt wiederverwenden und für unterschiedliche Zielgruppen passend ausspielen. kothes hat uns dabei geholfen, aus vielen Einzelaktionen eine professionelle, zukunftsfähige Dokumentationsorganisation zu machen“, sagt Nicole Eisl, Leiterin für Technische Dokumentation bei SCHAKO.

Was geschaffen wurde

Im Verlauf der Zusammenarbeit zwischen kothes und SCHAKO wurden wesentliche Grundsteine für die zukünftige Technische Redaktion gelegt:

• Gemeinsam entstand ein standort- und sprachübergreifendes Team, das offen, vertrauensvoll und selbstorganisiert arbeitet. Diese neue Zusammenarbeit bildet den größten nachhaltigen Erfolg, da sie eine professionelle Basis für alle weiteren Aktivitäten schafft.

• Die Einführung von Paligo wurde umfassend getestet: fachlich, technisch und organisatorisch. Das System hat seine Zukunftsfähigkeit eindrucksvoll unter Beweis gestellt, sodass inzwischen alle operativen Aufgaben zur Erstellung der Technischen Dokumentation erfolgreich über die neue Plattform laufen.

• Wichtige Prozesse wurden überarbeitet, verschlankt und eindeutig definiert. Abläufe und Verantwortlichkeiten sind jetzt klar geregelt und das Konzept der Modularisierung sichert eine flexible, effiziente und skalierbare Dokumentationsstruktur.

• Zentral für den Erfolg war auch die Einführung eines Anforderungsportals: Alle Änderungs- oder Neue

• stellungswünsche für technische Dokumente können jetzt strukturiert, priorisiert und prozesssicher gesteuert werden.

• Neue Personas wurden entwickelt und deren Anforderungen systematisch in das Dokumentationskonzept integriert.

• Die Grundlage für die fortlaufende Verbesserung wurde mit klaren KPIs wie dem "Re-Use-Quote" und der Einpflegedauer von nötigen Änderungen geschaffen, die die Effizienz der neuen Lösung objektiv messbar machen.

• Auch die strategische Weichenstellung wurde gemeinsam vollzogen: Die Geschäftsleitung hat sich – dank der erfolgreichen Pilotphase und der transparenten Ergebnisse – zu einer 36-monatigen Paligo-Nutzung entschieden.

Der Nutzen für SCHAKO

Das Projekt mit kothes hat für SCHAKO vieles grundlegend verändert:

Heute arbeitet die Technische Redaktion nach klar definierten Abläufen und Zuständigkeiten. Das macht die Arbeit für alle Beteiligten deutlich planbarer und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit, auch über verschiedene Länder und Standorte hinweg. Auf Basis von Paligo kann SCHAKO seine Inhalte jetzt modular pflegen und flexibel auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Zielgruppen zuschneiden. So werden nicht nur Prozesse beschleunigt, sondern die Qualität und Relevanz der Dokumente spürbar erhöht. Dank der engen, praxisorientierten Begleitung durch kothes – mit Beratung, Workshops und operativer Unterstützung – war SCHAKO selbst in herausfordernden Phasen jederzeit in der Lage, zentrale Entscheidungen sicher zu treffen und den eingeschlagenen Weg konsequent weiterzugehen. 

Das Ergebnis: SCHAKO profitiert heute von transparenteren Abläufen, einer zukunftsfähigen Systemlandschaft und einer Technischen Dokumentation, die nachhaltig zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Auch 2026 läuft die Zusammenarbeit weiter: kothes schulte das neue Redaktions-Team in Grundlagen der Dokumentationserstellung (inkl. rechtlicher Grundlagen und inhaltlicher Anforderungen). Zusätzlich unterstützt kothes beim Aufbau weiterer Dokumentarten im Rahmen eines Training on the Job – mit Hilfestellung, Konzeptberatung und Qualitätssicherung.