Metadaten in der Technischen Dokumentation – Ihr Schlüssel zu Effizienz, Struktur und Zukunftssicherheit

Metadaten steuern in der Technischen Dokumentation weit mehr als nur die Verschlagwortung von Inhalten. Sie bilden die Grundlage, um Module gezielt zu organisieren, Varianten präzise auszuspielen und Informationen für spezifische Zielgruppen oder Märkte bereitzustellen. Wer Metadaten professionell nutzt, ermöglicht effiziente Wiederverwendung, schlankes Variantenmanagement und eine reibungslose Content-Ausspielung über verschiedene Kanäle – und schafft so die Basis für eine nachhaltige, strukturierte Technische Dokumentation. Der Beitrag erklärt, was Metadaten sind, wie Sie ein Konzept zur Vergabe entwickeln und welche Mehrwerte Metadaten im Redaktionsalltag für Technische Redakteur:innen bieten.

Was sind Metadaten?

Metadaten ("Daten über Daten") finden Sie im Redaktionssystem, in den Dateieigenschaften oder in Produktdatenbanken. Metadaten beschreiben, kategorisieren und strukturieren Content-Objekte, ohne Teil des eigentlichen Inhalts zu sein. Typische Metadaten in der Technischen Dokumentation sind zum Beispiel:

• Titel
• Version
• Sprache
• Zielgruppe
• Produktvariante
• Erstellungs- oder Änderungsdatum
• Status (z. B. "in Bearbeitung", "freigegeben")
• Relevanz für bestimmte Märkte oder Normen

Vorteile von Metadaten für die Technische Dokumentation

Ohne Metadaten bleibt die modulare Dokumentation eine reine Sammelmappe – unübersichtlich, ineffizient und fehleranfällig. Richtig genutzte Metadaten ermöglichen Ihnen:

• Schnelles Finden: Über effiziente Such- und Filterfunktionen (z. B. nach Maschinentyp und Wartungsintervall) werden die richtigen Inhalte sekundenschnell gefunden.
• Wiederverwendung: Einzelne Text- oder Bildmodule lassen sich für verschiedene Varianten und Dokumente mehrfach einsetzen. Metadaten sorgen dafür, dass sie dem richtigen Kontext zugeordnet werden.
• Konsistenz: Änderungen (z. B. an Wartungsanweisungen) werden zentral gepflegt und über Metadaten korrekt verteilt.
• Effizientes Übersetzungsmanagement: Metadaten wie Sprache, Status oder Zielmarkt erleichtern die gezielte Auswahl von Inhalten für die Übersetzung, vermeiden doppelte Übersetzungsaufträge und sorgen für einheitliche Terminologie und effizientere Prozesse in allen Sprachen.
• Automatisierung und digitale Wertschöpfung: Metadaten bilden die zentrale Grundlage, um komplexe Prozesse in der Technischen Dokumentation zu automatisieren. Sie ermöglichen es, dass Informationen systemgestützt, zielgenau und ohne manuellen Aufwand in Service-Portale, Dokumentations-Apps oder Industrie-4.0-Anwendungen ausgespielt werden. Auch Datenketten – etwa für Zulieferer, digitale Zwillinge oder Serviceassistenten – funktionieren erst dann reibungslos, wenn die benötigten Module und Informationen klar über Metadaten identifiziert und bereitgestellt werden.
• Normenkonformität: Durch Standards wie iiRDS oder VDI 2770 werden Metadaten auch für externe Anforderungen strukturiert bereitgestellt.

Praxisbeispiel: Roboterarm-Varianten

Im Maschinenbau produziert ein Unternehmen mehrere Varianten eines Roboterarms. Jede Variante benötigt spezifische Montagehinweise und Sicherheitshinweise. Mithilfe von Metadaten kennzeichnet die Technische Redakteurin die relevanten Textmodule; beim Export wählt das Redaktionssystem automatisch die passenden Module und generiert die korrekte Anleitung für jede Variante.

Metadaten effizient managen

Um die Vorteile von Metadaten gezielt zu nutzen, ist ein durchdachtes und auf das eigene Unternehmen zugeschnittenes Vorgehen entscheidend. Denn erst mit einer klaren Strategie lassen sich die Potenziale von Metadaten voll entfalten: weg vom reinen Sammeln zusätzlicher Informationen, hin zu einem strukturierten, strategischen Umgang, der echten Mehrwert bringt.

Spätestens wenn der Wunsch aufkommt, Abläufe effizienter zu gestalten, wird deutlich: Es ist Zeit, ein eigenes, passgenaues Konzept für Metadaten zu entwickeln. Nur so lassen sich die Vorteile von Metadaten dauerhaft und systematisch in die tägliche Arbeit integrieren.

Für die Umsetzung eines solchen nachhaltigen Metadatenkonzepts hat sich ein schrittweises Vorgehen bewährt:

1. Ziele und Anwendungsfälle definieren

Starten Sie mit der Frage: Was möchten Sie mit Metadaten erreichen?

Typische Ziele sind:

• die effiziente Wiederverwendung von Inhalten
• Variantenmanagement 
• automatische Publikationsprozesse 
• Qualitätssicherung 

2. Benötigte Metadatentypen identifizieren

Analysieren Sie, welche Metadaten Sie wirklich brauchen, um Ihre Ziele zu erreichen. Für das Variantenmanagement empfiehlt sich beispielsweise der Metadatentyp "Produktvariante". Für Qualitätsmanagement kann der "Status" (zum Beispiel "Entwurf" oder "freigegeben") hilfreich sein. Weitere Beispiele sind das "Anwendungsgebiet" (also z. B. "Technischer Service" vs. "Bediener") oder die verantwortliche Person für ein Modul. Prüfen Sie auch, ob Sie Informationen wie "Zielgruppe" oder "gültig ab/bis" benötigen.

3. Metadaten strukturieren und standardisieren

Definieren Sie verbindliche Begriffe und Wertelisten für alle erforderlichen Metadaten. Nutzen Sie zum Beispiel feste Bezeichnungen für Status ("Entwurf", "in Prüfung", "freigegeben") oder Produktvarianten. Einheitliche und standardisierte Strukturen vermeiden Missverständnisse und erleichtern später die Pflege. Legen Sie außerdem fest, wie und von wem Metadaten gepflegt werden.

4. Technische Umsetzung planen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Redaktionssystem (CCMS) die benötigten Metadatenfelder unterstützt. Möglicherweise sind Anpassungen notwendig, etwa zusätzliche Felder für spezifische Produktmerkmale oder automatisierte Workflows zur Freigabe. Denken Sie frühzeitig daran, wie Sie Metadaten später suchen, filtern und für verschiedene Ausgabekanäle verwenden möchten.

5. Starten, anpassen und optimieren

Setzen Sie Ihr Konzept zunächst für einen klar abgegrenzten Bereich oder eine Produktlinie um. Überprüfen Sie regelmäßig im Team, ob die gewählten Metadaten und Prozesse sinnvoll sind, und passen Sie Ihr Konzept schrittweise an. Mit jeder Anpassung wächst die Datenqualität – und Ihr Content wird nachhaltiger nutzbar.

In unserem Inhouse-Workshop "Metadaten konzipieren" erstellen wir dieses Konzept gemeinsam. Unser praxisnaher Workshop zeigt, wie Metadaten strategisch und technisch sinnvoll eingesetzt werden und welche Schritte zum eigenen Konzept sinnvoll sind.  

Automatisierung: KI in der Metadatenvergabe

Gerade bei großen Dokumentationsbeständen investieren Technische Redakteur:innen enorm viel Zeit in die manuelle Vergabe und Pflege von Metadaten. KI-gestützte Funktionen im Redaktionssystem unterstützen diesen Prozess inzwischen wirkungsvoll. Sie analysieren die Inhalte automatisch, erkennen beispielsweise Maschinentyp, Wartungszweck oder Zielgruppe aus dem Textzusammenhang und schlagen passende Metadaten vor oder vergeben sie direkt nach vordefinierten Regeln. Dadurch beschleunigen sich die Einpflege und Aktualisierung erheblich: Redakteur:innen müssen Metadaten nicht mehr für jedes Modul einzeln zuordnen, sondern prüfen, ergänzen und korrigieren lediglich die automatischen Vorschläge. Das spart Zeit, sorgt für einheitliche Datenqualität und reduziert das Risiko von Fehlern oder Lücken in der Metadatenstruktur.

Fazit: Metadaten sind der Schlüssel zur Ordnung der Technischen Dokumentation

Metadaten gehören zu den wichtigsten, wenn auch oft unsichtbaren Werkzeugen moderner Technischer Redaktionen. Sie bilden die Basis, um Informationsmodule gezielt zu steuern, zu filtern und wiederzuverwenden. Mit ihrer Hilfe wächst die Technische Dokumentation über eine reine Ansammlung von Textbausteinen hinaus und wird zur intelligenten, steuerbaren Wissensbasis, die den Anforderungen von Produktvielfalt, verschiedenen Zielgruppen und komplexen Publikationswegen gerecht wird.

Wenn Sie ein nachhaltiges Metadatenkonzept entwickeln und konsequent pflegen, schaffen Sie die Grundlage für durchgängig strukturierte, hochwertige und stets aktuelle Inhalte. Das zahlt sich in allen Prozessen aus – sei es beim Variantenmanagement, bei der Qualitätssicherung oder bei der automatisierten Ausspielung von Informationen.