Die Auswahl eines Redaktionssystems

Und was der Hausbau damit zu tun hat.

IT-ServiceProzesse
© Robert Kneschke / Fotolia

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Kennen Sie den Spruch: „Das erste Haus baust du für deinen Feind, das zweite für deinen Freund und das dritte für dich selbst“?

Wie ist es Ihnen damals gegangen, als Sie die Vorbereitungen dazu getroffen haben, eine Firma für den schlüsselfertigen Hausbau auszuwählen? Sie haben sich Baufirmen angeschaut, waren in einer Ausstellung von Muster-Fertighäusern, haben Referenzkunden der Baufirmen zuhause besucht etc. pp.

Sie haben viel gelesen, viel gesehen, viel Zeit damit verbracht und müssen so viel Geld ausgeben … so kurz vor der Entscheidung bekommen Sie ein mulmiges Gefühl. Haben Sie alles berücksichtigt, haben Sie alles abgefragt? Das Haus passt ja zu der jetzigen Situation, aber was ist in 3 Jahren, was ist in 5 Jahren? Wie sieht die Familienplanung aus, sind Sie in 3 oder 5 Jahre noch beim heutigen Arbeitgeber? Können Ihre Karrierewünsche in der Region auch in 5 Jahren noch erfüllt werden?
Sie sehen: Fragen über Fragen.

Nicht anders geht es Firmen und Dokumentationsabteilungen bei der Auswahl eines Redaktionssystems. Wer ein Redaktionssystem einführen möchte, steht vor der schwierigen Aufgabe, aus den vielen Angeboten das für ihn passende System auszuwählen.

Die Auswahl und Einführung eines Redaktionssystems muss sorgfältig geplant werden, schließlich stehen große Änderungen an. Es geht nicht nur um das neue Werkzeug und die Technologie dahinter. Es geht vor allem auch um optimierte und schlankere Redaktions- und Übersetzungsprozesse, Schnittstellen zu anderen Systemen im Unternehmen (EDM, PDM, ERP, PLM, CAD) und neue Abläufe und damit um das Verlassen der vertrauten Arbeitsweise. Insgesamt geht es also mehr um Psychologie als um Technologie.

Sie müssten sich Gedanken machen über:

  • die eigenen Anforderungen an die Dokumentstrukturierung und -modularisierung, Bausteingröße und Metadaten
  • die benötigten redaktionellen Prozesse,
  • eventuelle Workflow-Funktionen für die interne Freigabe oder den Übersetzungs- und Terminologieprozess
  • die Kenntnis darüber, welche Prozesse häufig vorkommen (und deswegen leicht erreichbar sein sollten) und welche, weil selten gebraucht, ruhig etwas umständlicher sein dürfen

All dieses muss bekannt und berücksichtigt werden, bevor mit Systemanbietern gesprochen und verhandelt wird.

Ziel ist es, das für Sie optimale System zu finden und einzuführen und dies herstellerneutral und unabhängig. Daher beginnt ein Projekt immer damit, Ihre Anforderungen genau herauszuarbeiten.

Aber, wenn wir nochmals an den Satz „Das erste Haus baust du für deinen Feind, das zweite für deinen Freund und das dritte für dich selbst“ denken: Sie wollen ja nicht drei Mal ein Redaktionssystem einführen …

Also brauchen Sie vermutlich einen Partner, der auf Grund seiner Praxiserfahrung erfolgreich bereits mehrere „Häuser“ ausgewählt und gebaut hat, damit Sie bei der Auswahl und Einführung eines Redaktionssystems auf die Erfahrung und das Wissen des Partners zurückgreifen können, um sowohl die positiven Aspekte als auch die Stolpersteine bei der Auswahl und Einführung eines neuen Systems zu erfahren und berücksichtigen zu können.

Wie würden Sie also vorgehen?

Die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Systemeinführung:

  1. Einen Prozess- sowie einen Modularisierungsworkshop durchführen. Der Fokus in diesen Workshops sollte auf die modulare Erstellung von Inhalten und die damit verbundenen Anforderungen an ein geeignetes Redaktionssystem sowie die damit verbundenen Prozesse gerichtet werden.
  2. Einen Anforderungskatalog/ein Lastenheft für das zukünftige System erstellen. Dabei können Sie sich zusätzlich an Ausarbeitungen des VDMA (Leitfaden „Einführen eines Redaktionssystems in der Technischen Dokumentation") sowie der tekom (CMS-Studie „Auswahl und Einführung – Systeme am Markt“) orientieren.
  3. Eine gewichtete Bewertungsmatrix erstellen. Ergebnis sollte eine Excel-Tabelle mit kategorisierten Anforderungen sein, die im Anschluss an die einzelnen Systemhersteller verschickt wird mit der Bitte, zu den einzelnen Punkten Stellung zu nehmen.
  4. Auf Basis des Lastenheftes Angebote bei potenziellen Systemherstellern einholen.
  5. Angebote auswerten und einander gegenüberstellen.
  6. Eine Shortlist mit 3 – 4 Systemherstellern erstellen.
  7. Die Systemhersteller ihre Lösungen auf Basis des Lastenhefts, der Soll-Prozesse und Ihrer Testdaten in einem halbtägigen Workshop präsentieren lassen. Während des Workshops werden die Grundfunktionen der Systeme präsentiert sowie entstandene Fragen geklärt, um die Bewertung abschließen zu können.
  8. Nach Diskussion der Ergebnisse sowie der Abwägung der Vor- und Nachteile der einzelnen Systeme wird das zukünftige Redaktionssystem ausgewählt.
  9. Konfiguration des Systems auf Basis der Prozess-Workshops. Erstellung der Templates bzw. Konfiguration eines Layoutdesigners.
  10. Schulung.
  11. Begleitung der Systemeinführung, Training on the Job, Sicherstellen des Tagesgeschäfts bzw. Datenveredlung und -migration.
  12. Kontrolle, ständige Verbesserung der Redaktionsprozesse im Redaktionssystem.

Wir hoffen, ein wenig Licht ins Dunkel gebracht zu haben, wie Sie die Auswahl eines Redaktionssystems auf Anhieb richtig durchführen – mit Sicherheit und Transparenz.
Damit Sie sagen können: „Das erste Redaktionssystem wählst du dank einer strukturierten Vorgehensweise für dich selbst aus!