Die Technische Dokumentation steht vor einem grundlegenden Wandel: Immer mehr Redaktionssysteme verlagern sich von klassischen On-Premise-Lösungen hin zu cloudbasierten Tools. Für Technische Redakteur:innen ergeben sich daraus neue Chancen, aber auch Herausforderungen. Die Frage, wie sich dieser Wandel auf die tägliche Arbeit, die Zusammenarbeit im Team und die IT-Infrastruktur auswirkt, ist aktueller denn je. Deshalb haben wir in diesem Beitrag die Vorteile und Risiken cloudbasierter Redaktionssysteme zusammengestellt und zeigen, wie Sie die passende Lösung für Ihre Redaktion auswählen.
Welche Vorteile bieten cloudbasierte Redaktionssysteme?
Cloudbasierte Redaktionssysteme sind längst kein Zukunftstrend mehr, sondern etablieren sich zunehmend als Standard in der Technischen Dokumentation. Gründe dafür sind unter anderem:
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Flexibilität und ortsunabhängiger Zugriff: Redaktionsteams können von überall auf ihre Inhalte zugreifen, was insbesondere für verteilte Teams oder Homeoffice-Lösungen entscheidend ist.
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Kollaboratives Arbeiten: Mehrere Personen können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, Änderungen sind sofort sichtbar, und Freigabeprozesse werden beschleunigt.
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Automatische Updates und Wartung: Die Verantwortung für Betrieb und Wartung liegt beim Anbieter, was den IT-Aufwand im Unternehmen reduziert und für stets aktuelle Software sorgt.
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Skalierbarkeit: Cloudsysteme lassen sich flexibel an die Bedürfnisse der Redaktion anpassen – sei es bei der Anzahl der Nutzenden oder beim Funktionsumfang.
Diese Vorteile führen dazu, dass viele Unternehmen die klassische On-Premise-Welt hinter sich lassen und Cloudlösungen nutzen. Dennoch gibt es auch Unternehmen, die aus Gründen der Datensicherheit oder aufgrund unternehmensinterner Vorgaben weiterhin auf die lokale Lösung setzen (müssen).
Trotz der zahlreichen Vorteile bringen cloudbasierte Redaktionssysteme auch spezifische Risiken und Herausforderungen mit sich, die bei der Entscheidungsfindung nicht außer Acht gelassen werden sollten.
Welche Risiken bergen cloudbasierte Redaktionssysteme?
Gerade im Bereich der Technischen Dokumentation sind Aspekte wie Datensicherheit, Anbieterunabhängigkeit und die Integration in bestehende Systemlandschaften von zentraler Bedeutung. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Punkte, die bei der Einführung und Nutzung von Cloudlösungen zu beachten sind:
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Datensicherheit und Compliance: Ein häufig genannter Kritikpunkt ist die Frage nach Datenschutz und Datensicherheit. Bei Cloudlösungen werden Daten auf externen Servern gespeichert, oft auch außerhalb Deutschlands oder der EU. Unternehmen müssen daher dringend prüfen, ob der Anbieter die notwendigen Zertifizierungen und Sicherheitsstandards erfüllt und ob die Lösung den eigenen Compliance-Anforderungen entspricht.
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Abhängigkeit vom Anbieter: Mit der Cloud steigt die Abhängigkeit vom gewählten Dienstleister. Fällt der Anbieter aus oder ändert sich das Preismodell, kann das Auswirkungen auf die gesamte Dokumentationsstrategie haben. Daher ist es wichtig, auf etablierte Anbieter mit transparenten Service-Level-Agreements (SLAs) zu setzen.
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Migration und Integration: Der Wechsel von einer On-Premise- auf eine Cloudlösung erfordert eine sorgfältige Planung. Datenmigration, Anpassung von Workflows und Integration in bestehende IT-Landschaften sind komplexe Projekte, die professionell begleitet werden müssen.
Cloudbasierte Redaktionssysteme vs. On-Premise: So treffen Sie die richtige Entscheidung
Ob eine Cloudlösung oder ein klassisches On-Premise-System besser geeignet ist, hängt maßgeblich von den individuellen Anforderungen und Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens ab.
Cloudbasierte Redaktionssysteme bieten sich besonders an für:
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Unternehmen mit verteilten Teams oder Homeoffice-Anteil
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Mittelständische Betriebe mit begrenzten IT-Ressourcen
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Organisationen, die schnellen Zugriff auf neue Funktionen und Skalierbarkeit benötigen
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Redaktionen, die mit externen Dienstleistern oder Partnern zusammenarbeiten
On-Premise-Lösungen bleiben sinnvoll für:
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Unternehmen mit sehr hohen Anforderungen an Datenschutz und Compliance
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Betriebe mit eigener IT-Abteilung und Erfahrung im Betrieb komplexer Software
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Organisationen, die individuelle Anpassungen oder spezielle Schnittstellen benötigen
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Redaktionen, die aus regulatorischen Gründen keine Cloud nutzen dürfen
Die Entscheidung für oder gegen die Cloud sollte also stets auf Basis einer individuellen Analyse getroffen werden. Dabei spielen sowohl technische als auch organisatorische und rechtliche Aspekte eine Rolle.
So meistern Sie den Umstieg auf ein cloudbasiertes Redaktionssystem
Der Umstieg auf ein cloudbasiertes Redaktionssystem ist eine strategische Entscheidung, die gut vorbereitet sein will. Nur wenn die Lösung optimal zu den Anforderungen Ihrer Redaktion passt, können die Vorteile einer Cloud voll ausgeschöpft werden. Damit der Umstieg gelingt und langfristig Mehrwert schafft, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen. Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei:
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Anforderungen definieren: Erstellen Sie eine Anforderungsliste, die sowohl technische als auch organisatorische Aspekte abdeckt. Dazu gehören u. a. Benutzerverwaltung, Schnittstellen, Workflow-Optionen, Sicherheitsanforderungen und Integrationsmöglichkeiten.
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Anbieter vergleichen: Prüfen Sie ggf. verschiedene Softwarehersteller auf ihre Spezialisierung, Referenzen und Supportleistungen. Achten Sie darauf, ob das System als reine Cloudlösung, als hybride Variante oder weiterhin als On-Premise-Lösung angeboten wird. Hier lohnt es sich, alle Stakeholder einzubinden und anzuhören.
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Datenmigration planen: Klären Sie, wie bestehende Inhalte und Module sicher und verlustfrei in die Cloud übertragen werden können.
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Prozesse anpassen: Überarbeiten Sie Workflows, Zugriffsrechte und Kollaborationsmodelle für die Cloudnutzung.
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Professionelle Beratung einholen: Gerade im Mittelstand fehlt häufig die Zeit, sich intensiv mit allen Details zu beschäftigen. Externe Beratung kann helfen, die passende Lösung zu finden, Risiken zu minimieren und den Change-Prozess effizient zu gestalten.
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Risiko- und Notfallmanagement: Legen Sie fest, wie bei Ausfällen oder Problemen reagiert wird und wie die Daten gesichert werden.
Fazit: Cloudbasierte Redaktionssysteme als Chance für die Technische Dokumentation
Der Wandel hin zu cloudbasierten Redaktionssystemen bietet zahlreiche Chancen für Technische Redaktionen: mehr Flexibilität, bessere Zusammenarbeit und Zugang zu innovativen Technologien. Gleichzeitig gilt es, Risiken wie Datenschutz, Abhängigkeiten und Migrationsaufwand im Blick zu behalten. Falls Sie vor der Entscheidung stehen, in die Cloud zu wechseln oder Ihr System on-premise zu betreiben, und sich neutral dazu beraten lassen möchten, sprechen Sie uns an. Wer die passende Lösung auswählt und den Wandel aktiv gestaltet, kann die Vorteile der Cloud optimal für die eigene Redaktion nutzen.
