Einführung eines Redaktionssystems bei SÜSS MicroTec

Ein Projektbericht

© SÜSS MicroTec

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Cache löschen Grenzenlose Mobilität, moderne Medizin, Kommunikation im Internet of Things – all das wäre ohne leistungsfähige Chips nicht denkbar. Die technisch anspruchsvolle Fertigung dieser Chips erfolgt in mehreren komplexen Bearbeitungsschritten (Mikrostrukturierung), wofür die Chiphersteller entsprechende Spezialmaschinen benötigen. Diese Spezialmaschinen entwickelt und baut SÜSS MicroTec.

Am 16.05.2018 führte Michael Bos mit Frau Remmler, Technische Redakteurin bei SÜSS, ein Interview über die gemeinsame Einführung eines Redaktionssystems.

Wie haben Sie vor der Einführung des Redaktionssystems gearbeitet?
Sandra Remmler (SÜSS): Wir haben mit Adobe FrameMaker 10 (ohne XML) gearbeitet und direkt – als Nicht-native-speaker – in Englisch geschrieben. Die Erstellung der Dokumentation direkt in Englisch war für unsere Redakteure eine große Herausforderung, weshalb wir aktuell die Erstellungssprache in Deutsch geändert haben.
Grundsätzlich haben unsere Redakteure parallel gearbeitet, dadurch gab es viele Dokumentkopien sowie redundante Texte. Insgesamt hatten wir dadurch eine geringe Wiederverwendungsquote, sehr hohe Übersetzungskosten und ein aufwendiges Änderungsmanagement (z. B. bei der Änderung von haftungsrelevanten Inhalten).

Wann und warum haben Sie sich für ein Redaktionssystem entschieden? Was erwarten Sie von einem Redaktionssystem?
Sandra Remmler: Wir mussten und wollten unsere Übersetzungskosten drastisch reduzieren. Im Redaktionssystem sind Informationsbausteine nur einmal vorhanden und nicht in unzähligen Varianten, dadurch müssen sie auch nur einmal übersetzt werden. Die gültige Version eines Bausteins ist im System nun einfach zu finden; somit ist es uns möglich, Dokumente normen- und richtlinienkonform und schnell zu publizieren. Die bislang vorhandenen persönlichen Ablagestrukturen auf eigenen Laufwerken möchten wir eliminieren durch eine strukturierte Ablage der Daten in der Datenbank.

Können Sie sich noch an die Anfänge der Zusammenarbeit erinnern und wie empfanden Sie die „ersten Schritte“? Wie haben Sie das Projekt erlebt?
Sandra Remmler: Angefangen hat die Zusammenarbeit mit einem Dokumentations-Check, auf dessen Basis wir erst einmal unsere Inhalte optimiert haben. Danach fanden einige Workshops statt, um unsere Prozesse zu optimieren. Im Rahmen der Workshops ist auch unser Redaktionsleitfaden entstanden.

In Eigenregie haben wir uns dann 2 Redaktionssysteme angeschaut bzw. durch die Softwarehersteller präsentieren lassen.

Es hat bei uns im Hause 4 Jahre gekostet, um die Geschäftsleitung von der Notwendigkeit eines Redaktionssystems zu überzeugen. Nach der Entscheidung für ein Redaktionssystem hat sich die Geschäftsführung das System selbst live angeschaut und gesehen, dass die Einführung des Systems nicht ohne Weiteres oder ohne Unterstützung neben dem Tagesgeschäft geht.
Wir haben daher die redaktionelle Unterstützungsleistung bei der (Teil-)Migration und ein „Training on the Job“ durch die Geschäftsleitung bewilligt bekommen und bei kothes angefordert.

Beim Hersteller des anderen Redaktionssystems hätten wir vom Softwarehersteller nur die Software und eine kurze Einweisung bekommen und hätten für die Begleitung der Implementierung einen zusätzlichen Partner ins Boot holen müssen.

kothes aber hat uns neben der Systemeinführung auch tatkräftig bei der redaktionellen Erstellung und durch das Training on the Job unterstützt. Somit erhielten wir alles aus einer Hand. Wir können dort jederzeit anrufen und unser Projektleiter steht uns immer zügig mit Rat und Tat zur Seite. Die Hilfestellung wird dann direkt im Anschluss in Form eines Coachings vor Ort gegeben.

Was würden Sie anderen Unternehmern empfehlen, worauf sie bei der Auswahl eines Redaktionssystems achten sollen, oder welche prinzipielle Empfehlung haben Sie für andere Unternehmer?
Sandra Remmler: Wir haben uns erst im Internet und bei der tekom-Jahrestagung über Redaktionssysteme informiert. Danach haben wir uns zwei Systeme live bei uns im Hause angeschaut.

Entscheidend für uns war nicht die Funktionalität der Software alleine, sondern das Coaching und der Support vor, während und nach der Systemeinführung. Ein Referenzbesuch bei der Firma Dürr hat uns als Redakteuren und unserem Abteilungsleiter in der Praxis nochmals gezeigt, was auf uns zukommt. Die Entscheidung für ein Redaktionssystem ist bei uns in der Redaktionsgruppe getroffen worden. Somit war jeder in der Gruppe informiert und in die Entscheidung mit eingebunden. Wichtig ist, dass es eine Teamentscheidung und kein Alleingang war. Das Resultat ist, dass die Einführung des Redaktionssystems von allen getragen wird.

Was sollten andere Unternehmer tun oder vermeiden? Was sind potenzielle Fallstricke im Projekt?
Sandra Remmler: Man sollte an solche Projekte nicht zu blauäugig herangehen. Es ist naheliegend, sich als Redakteur zunächst von den Funktionen und Vorteilen eines Redaktionssystems verleiten zu lassen. Für die Bewilligung eines Redaktionssystems ist es jedoch wichtig, den Vorgesetzten bzw. das Management mit Zahlen, Daten und Fakten sowie mit einer realistischen ROI-Berechnung zu versorgen. Eine betriebswirtschaftliche Darstellung ist unerlässlich. Die Entscheider wollen Zahlen sehen.

Die Zukunft

In welcher Form erwarten Sie einen ROI? Was erhoffen/planen Sie sich in Sachen Effizienz der Arbeit?
Sandra Remmler: In Form von Zeitersparnis bei der Dokumentationserstellung durch Einsatz des Publikationskonfigurators und dadurch „endlich mal Zeit“ für die Beschreibung von anspruchsvollen und wichtigen Neuentwicklungen. Wir erwarten auch eine Reduktion der Übersetzungskosten durch die Modularisierung und Wiederverwendung von Inhalten in der Quellsprache. In Zukunft könnten wir (kontextsensitive) Online-Hilfen direkt aus dem Redaktionssystem publizieren. Aktuell wird die Softwarehilfe separat erstellt und als PDF-Datei auf dem HMI (Human Machine Interface) dargestellt.

Können Sie unsere Geschäftsbeziehung in einem Satz zusammenfassen?
Sandra Remmler: Oh, in einem Satz …

Es ist eine vertrauensvolle Beziehung: Ich kann bei jedem Problem ohne Scheu bei kothes anrufen und bekomme immer Hilfe. Die Redakteure, die uns unterstützen, sind kompetent und freundlich. Ich kann nur Positives berichten.

Frau Remmler, wir danken Ihnen für das offene Gespräch!