Metadaten steuern in der Technischen Dokumentation weit mehr als nur die Verschlagwortung von Inhalten. Sie bilden die Grundlage, um Module gezielt zu organisieren, Varianten präzise auszuspielen und Informationen für spezifische Zielgruppen oder Märkte bereitzustellen. Wer Metadaten professionell nutzt, ermöglicht effiziente Wiederverwendung, schlankes Variantenmanagement und eine reibungslose Content-Ausspielung über verschiedene Kanäle – und schafft so die Basis für eine nachhaltige, strukturierte Technische Dokumentation. Der Beitrag erklärt, was Metadaten sind, wie Sie ein Konzept zur Vergabe entwickeln und welche Mehrwerte Metadaten im Redaktionsalltag für Technische Redakteur:innen bieten.
Metadaten ("Daten über Daten") finden Sie im Redaktionssystem, in den Dateieigenschaften oder in Produktdatenbanken. Metadaten beschreiben, kategorisieren und strukturieren Content-Objekte, ohne Teil des eigentlichen Inhalts zu sein. Typische Metadaten in der Technischen Dokumentation sind zum Beispiel:
Ohne Metadaten bleibt die modulare Dokumentation eine reine Sammelmappe – unübersichtlich, ineffizient und fehleranfällig. Richtig genutzte Metadaten ermöglichen Ihnen:
Praxisbeispiel: Roboterarm-Varianten
Im Maschinenbau produziert ein Unternehmen mehrere Varianten eines Roboterarms. Jede Variante benötigt spezifische Montagehinweise und Sicherheitshinweise. Mithilfe von Metadaten kennzeichnet die Technische Redakteurin die relevanten Textmodule; beim Export wählt das Redaktionssystem automatisch die passenden Module und generiert die korrekte Anleitung für jede Variante.
Um die Vorteile von Metadaten gezielt zu nutzen, ist ein durchdachtes und auf das eigene Unternehmen zugeschnittenes Vorgehen entscheidend. Denn erst mit einer klaren Strategie lassen sich die Potenziale von Metadaten voll entfalten: weg vom reinen Sammeln zusätzlicher Informationen, hin zu einem strukturierten, strategischen Umgang, der echten Mehrwert bringt.
Spätestens wenn der Wunsch aufkommt, Abläufe effizienter zu gestalten, wird deutlich: Es ist Zeit, ein eigenes, passgenaues Konzept für Metadaten zu entwickeln. Nur so lassen sich die Vorteile von Metadaten dauerhaft und systematisch in die tägliche Arbeit integrieren.
Für die Umsetzung eines solchen nachhaltigen Metadatenkonzepts hat sich ein schrittweises Vorgehen bewährt:
1. Ziele und Anwendungsfälle definieren
Starten Sie mit der Frage: Was möchten Sie mit Metadaten erreichen?
Typische Ziele sind:
2. Benötigte Metadatentypen identifizieren
Analysieren Sie, welche Metadaten Sie wirklich brauchen, um Ihre Ziele zu erreichen. Für das Variantenmanagement empfiehlt sich beispielsweise der Metadatentyp "Produktvariante". Für Qualitätsmanagement kann der "Status" (zum Beispiel "Entwurf" oder "freigegeben") hilfreich sein. Weitere Beispiele sind das "Anwendungsgebiet" (also z. B. "Technischer Service" vs. "Bediener") oder die verantwortliche Person für ein Modul. Prüfen Sie auch, ob Sie Informationen wie "Zielgruppe" oder "gültig ab/bis" benötigen.
3. Metadaten strukturieren und standardisieren
Definieren Sie verbindliche Begriffe und Wertelisten für alle erforderlichen Metadaten. Nutzen Sie zum Beispiel feste Bezeichnungen für Status ("Entwurf", "in Prüfung", "freigegeben") oder Produktvarianten. Einheitliche und standardisierte Strukturen vermeiden Missverständnisse und erleichtern später die Pflege. Legen Sie außerdem fest, wie und von wem Metadaten gepflegt werden.
4. Technische Umsetzung planen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Redaktionssystem (CCMS) die benötigten Metadatenfelder unterstützt. Möglicherweise sind Anpassungen notwendig, etwa zusätzliche Felder für spezifische Produktmerkmale oder automatisierte Workflows zur Freigabe. Denken Sie frühzeitig daran, wie Sie Metadaten später suchen, filtern und für verschiedene Ausgabekanäle verwenden möchten.
5. Starten, anpassen und optimieren
Setzen Sie Ihr Konzept zunächst für einen klar abgegrenzten Bereich oder eine Produktlinie um. Überprüfen Sie regelmäßig im Team, ob die gewählten Metadaten und Prozesse sinnvoll sind, und passen Sie Ihr Konzept schrittweise an. Mit jeder Anpassung wächst die Datenqualität – und Ihr Content wird nachhaltiger nutzbar.
In unserem Inhouse-Workshop "Metadaten konzipieren" erstellen wir dieses Konzept gemeinsam. Unser praxisnaher Workshop zeigt, wie Metadaten strategisch und technisch sinnvoll eingesetzt werden und welche Schritte zum eigenen Konzept sinnvoll sind.
Gerade bei großen Dokumentationsbeständen investieren Technische Redakteur:innen enorm viel Zeit in die manuelle Vergabe und Pflege von Metadaten. KI-gestützte Funktionen im Redaktionssystem unterstützen diesen Prozess inzwischen wirkungsvoll. Sie analysieren die Inhalte automatisch, erkennen beispielsweise Maschinentyp, Wartungszweck oder Zielgruppe aus dem Textzusammenhang und schlagen passende Metadaten vor oder vergeben sie direkt nach vordefinierten Regeln. Dadurch beschleunigen sich die Einpflege und Aktualisierung erheblich: Redakteur:innen müssen Metadaten nicht mehr für jedes Modul einzeln zuordnen, sondern prüfen, ergänzen und korrigieren lediglich die automatischen Vorschläge. Das spart Zeit, sorgt für einheitliche Datenqualität und reduziert das Risiko von Fehlern oder Lücken in der Metadatenstruktur.
Metadaten gehören zu den wichtigsten, wenn auch oft unsichtbaren Werkzeugen moderner Technischer Redaktionen. Sie bilden die Basis, um Informationsmodule gezielt zu steuern, zu filtern und wiederzuverwenden. Mit ihrer Hilfe wächst die Technische Dokumentation über eine reine Ansammlung von Textbausteinen hinaus und wird zur intelligenten, steuerbaren Wissensbasis, die den Anforderungen von Produktvielfalt, verschiedenen Zielgruppen und komplexen Publikationswegen gerecht wird.
Wenn Sie ein nachhaltiges Metadatenkonzept entwickeln und konsequent pflegen, schaffen Sie die Grundlage für durchgängig strukturierte, hochwertige und stets aktuelle Inhalte. Das zahlt sich in allen Prozessen aus – sei es beim Variantenmanagement, bei der Qualitätssicherung oder bei der automatisierten Ausspielung von Informationen.