Mit Innovationskraft und großer Leidenschaft entwickelt JW Froehlich anwendungsorientierte Montage-, Funktions- und Dichtheitsprüfsysteme für elektrische Antriebe, Batterien und Brennstoffzellen. Das Unternehmen operiert dabei unter anderem in der Automobilbranche, der Medizintechnik sowie der Luft- und Raumfahrt und steht seit Jahrzehnten für Qualität, Präzision und maßgeschneiderte Lösungen. Diesen Anspruch verfolgt das Unternehmen auch in der Technischen Dokumentation. Um die redaktionellen Abläufe zu verbessern und die Dokumentationsqualität nachhaltig zu sichern, entschied sich JW Froehlich für die Einführung des Redaktionssystems XR von gds gemeinsam mit dem webbasierten Tool reviewhub. kothes begleitete das Redaktionsteam beim Aufbau strukturierter Prozesse, bei der Entwicklung geeigneter Konzepte und bei der Integration in den Arbeitsalltag.
Zuvor wurde die Technische Dokumentation in Word erstellt. Jedes Dokument wurde individuell aufgebaut, Inhalte oft kopiert oder neu verfasst – obwohl viele Dokumente Gemeinsamkeiten aufwiesen. Das führte zu hohem (Übersetzungs-)Aufwand, mangelnder Einheitlichkeit und potenziellen Fehlerquellen. Insbesondere sicherheitsrelevante Informationen oder Varianten waren anfällig für Inkonsistenzen. Auch die Abstimmung mit den Fachabteilungen war aufwendig: Freigaben erfolgten über Word-Dokumente mit Review-Schleifen, die häufig zu unübersichtlichen Kommentaren und Mehrarbeit führten.
Mit Unterstützung von kothes entstand die Grundlage für einen systematischen Redaktionsprozess. In Workshops und durch Konzeptarbeit entwickelten die Teams Lösungen für den Einsatz von Metadaten und Varianten. Das Redaktionsteam von JW Froehlich wurde so gezielt auf den Systemeinsatz vorbereitet.
JW Froehlich profitiert heute von einem durchgängig strukturierten Prozess. Inhalte können mehrfach verwendet werden, die Qualität der Dokumentation steigt, und das Redaktionsteam wird spürbar entlastet.
Die Dokumentation wurde bislang von einem dreiköpfigen Team in Word erstellt und die Anleitungen produktspezifisch angepasst. Gleichzeitig ähnelten sich viele Inhalte, was bisher jedoch nur mit viel Aufwand nutzbar war, insbesondere wenn die Dokumentation in bestimmten Fremdsprachen benötigt wurde.
Die Folge: Inhalte wurden manuell mehrfach erstellt. Ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess, der den wachsenden Anforderungen zunehmend nicht mehr gerecht wurde. Besonders bei übergreifenden Informationen kam es zu Inkonsistenzen. Rückmeldungen zu Freigaben mussten gesammelt und manuell eingearbeitet werden – ein intransparenter, ressourcenintensiver Ablauf.
Angesichts steigender Dokumentationsanforderungen und begrenzter Kapazitäten war klar: Es braucht ein professionelles Redaktionssystem, um auch künftig effizient und qualitätsgesichert zu arbeiten.
Ziel war die Einführung eines Redaktionssystems, das eine effizientere Erstellung und Pflege der Technischen Dokumentation ermöglicht und die Zusammenarbeit erleichtert. Im Mittelpunkt stand ein Gesamtkonzept für zukunftsfähige Abläufe und eine spürbare Entlastung der Redaktion.
Systematische Wiederverwendung ermöglichen
Inhalte sollten modular aufgebaut und mehrfach nutzbar sein. So lassen sich Redundanzen vermeiden und die Konsistenz verbessern – ein Vorteil bei vielen produktübergreifenden Gemeinsamkeiten.
Praxistaugliche Konzepte entwickeln
Für Metadaten, Varianten und Variablenmanagement mussten alltagstaugliche Konzepte entstehen. Gleichzeitig sollte das Team sich in die neuen Funktionen einarbeiten und eigene Lösungen für die spezifischen Inhalte erarbeiten.
Anwenderkompetenz aufbauen
Damit das System sicher eingesetzt werden kann, waren praxisnahe Schulungen und Workshops nötig, zugeschnitten auf die konkreten Anforderungen von JW Froehlich.
Die Aufgabe für kothes: Das Redaktionsteam durch den gesamten Veränderungsprozess begleiten – mit fachlicher, methodischer und technischer Unterstützung.
Vom Redaktionsprojekt zum Systemwechsel
JW Froehlich hatte bereits in der Vergangenheit mit kothes zusammengearbeitet. Anfang 2024 nahm das Redaktionsteam an einem Webinar zum Thema Redaktionssysteme teil. Daraus entwickelte sich der Entschluss, die Prozesse grundlegend zu erneuern und XR samt reviewhub einzuführen.
Die Kombination aus Redaktionssystem und webbasiertem Freigabetool ermöglicht heute sowohl die Wiederverwendung von Inhalten als auch eine deutlich vereinfachte Abstimmung. Rückmeldungen aus Fachabteilungen fließen strukturiert ins System zurück – ohne Informationsverluste oder doppelte Arbeit.
Schulungen, Workshops und Konzeptentwicklung
Das Redaktionsteam wurde durch Workshops und Schulungen von kothes schrittweise mit dem neuen System vertraut gemacht.
Die modular aufgebauten Schulungen ermöglichten gezielte Einarbeitung und ausreichend Zeit für eigene Tests zwischen den Terminen. Diese Kombination aus Training, Konzeptentwicklung und kontinuierlicher Begleitung erwies sich als Erfolgsfaktor.
reviewhub integrieren, Herausforderungen lösen
Ein wesentlicher Baustein der neuen Systemlandschaft war die Einführung von reviewhub. Dank der guten Zusammenarbeit konnten kleinere technische Hürden zügig überwunden werden. Redaktion und Fachabteilungen profitieren seither von einem effizienteren, nachvollziehbaren Freigabeprozess – mit direktem Mehrwert für die Qualitätssicherung.
Durch die Einführung von XR und reviewhub, begleitet durch kothes, wurden die bisherigen Abläufe durch ein System ersetzt, das die Wiederverwendung von Inhalten und transparente Freigabeprozesse unterstützt. Die Qualitätssicherung wurde dadurch vereinfacht. Die Redaktion profitiert von fundierten Konzepten für Metadaten und Varianten. Praxisnahe Schulungen und Workshops stärkten die Redaktion zusätzlich fachlich und methodisch.
Kristina Welch, Leiterin der Technischen Dokumentation und Projektverantwortliche auf Kundenseite, fasst zusammen:
„Gerade in der Anfangsphase war es eine Herausforderung, die richtigen Konzepte für unsere Produkte zu entwickeln. Die Kombination aus individueller Unterstützung, Workshops und technischer Expertise durch kothes hat uns dabei enorm geholfen. Besonders schätze ich den offenen Austausch auf Augenhöhe, der jedes Mal lösungsorientiert ist."
Auch nach Abschluss des Projekts bleibt kothes als Ansprechpartner aktiv und unterstützt flexibel bei technischen und fachlichen Fragen. So ist JW Froehlich heute bestens aufgestellt, um die Technische Dokumentation effizient weiterzuentwickeln, Zeit zu sparen und auf neue Anforderungen vorbereitet zu reagieren.