Technische Dokumentation – Mehrwert für sichere und effiziente Produkte

Technische Dokumentation bildet das Fundament für Sicherheit, Effizienz und Rechtskonformität rund um Maschinen und Anlagen – von der Entwicklung bis zur Außerbetriebnahme. Moderne Technische Dokumentation sorgt dafür, dass alle Beteiligten jederzeit auf verlässliche, verständliche und aktuelle Informationen zugreifen können. Und wer Technische Dokumentation als strategisches Instrument begreift, schafft nicht nur Vertrauen bei Kund:innen und Partnern, sondern sichert sich auch einen klaren Wettbewerbsvorteil auf internationalen Märkten.

Warum ist Technische Dokumentation wichtig? 

Technische Dokumentation ist ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Maschinenlebenszyklus – von der Entwicklung über die Produktion bis hin zum Betrieb und zur Entsorgung. Sie erfüllt eine Vielzahl an essenziellen Funktionen: 

1. Gewährleistung der Produktsicherheit:
   Die Technische Dokumentation stellt sicher, dass Maschinen und Anlagen sicher betrieben, gewartet und instand gehalten werden können. Sie enthält alle notwendigen Informationen, um Gefahren zu erkennen, Risiken zu minimieren und Unfälle zu vermeiden. Nur mit einer vollständigen und verständlichen Dokumentation können Nutzende die Maschine bestimmungsgemäß und sicher verwenden.
2. Unterstützung von Montage, Betrieb und Wartung:
   Eine gute Dokumentation erleichtert die Installation, den täglichen Betrieb sowie die Wartung und Instandhaltung der Maschine. Sie hilft, Fehler zu vermeiden, Stillstandzeiten zu reduzieren und die Lebensdauer der Anlage zu verlängern. Für Servicepersonal ist sie ein unverzichtbares Nachschlagewerk.
3. Erfüllung gesetzlicher und normativer Anforderungen:
   Die neue EU-Maschinenverordnung sowie zahlreiche internationale Normen schreiben eine umfassende Technische Dokumentation vor. Ohne diese ist eine CE-Kennzeichnung und damit ein legaler Marktzugang in der EU nicht möglich. Die Dokumentation dient als Nachweis, dass alle relevanten Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen eingehalten wurden.
4. Schutz vor Haftungsrisiken:
   Im Schadensfall ist die Technische Dokumentation ein zentrales Beweismittel. Sie dokumentiert, dass der Hersteller oder Betreiber seiner Informationspflicht nachgekommen ist. Unvollständige oder fehlerhafte Dokumentation kann zu erheblichen Haftungsansprüchen führen – sowohl gegenüber Herstellern als auch gegenüber Betreibern.
5. Beitrag zur Wirtschaftlichkeit und Kundenzufriedenheit:
   Durch klare und verständliche Anleitungen werden Supportanfragen reduziert und die Zufriedenheit der Kunden gesteigert. Eine hochwertige Dokumentation trägt dazu bei, dass Maschinen effizient und störungsfrei genutzt werden können – das spart Zeit, Kosten und Ressourcen.
6. Grundlage für internationale Märkte:
   Für den Export von Maschinen und Anlagen ist die Technische Dokumentation oft in mehreren Sprachen und nach länderspezifischen Vorgaben erforderlich. Sie ist damit ein Schlüssel für den erfolgreichen Eintritt in neue Märkte.

Technische Dokumentation darf nicht als „notwendiges Übel“ betrachtet werden, sondern ist ein zentrales Qualitätsmerkmal und ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Sie schützt Menschen, sichert den Marktzugang und stärkt das Vertrauen in das Produkt und das Unternehmen. 

Was beinhaltet die Technische Dokumentation? 

Technische Dokumentation im Maschinenbau umfasst sämtliche Informationen, die notwendig sind, um eine Maschine oder Anlage sicher, effizient und gesetzeskonform zu betreiben. Ziel ist es, allen Zielgruppen die passenden Informationen in verständlicher und strukturierter Form bereitzustellen:   

• Anwender:innen und Bedienpersonal benötigen klare Anweisungen für den sicheren und effizienten Betrieb der Maschine. 

• Wartungs- und Servicepersonal benötigt detaillierte Informationen zu Wartung, Fehlerbehebung und Instandhaltung. 

• Behörden und Prüfstellen prüfen die Dokumentation auf Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Normen. 

Typische Bestandteile der Technischen Dokumentation sind: 

• Betriebsanleitungen: 
  Sie erklären Schritt für Schritt, wie die Maschine sicher in Betrieb genommen, genutzt und abgeschaltet wird. Hier werden auch Hinweise zur Fehlervermeidung und zum Verhalten im Notfall gegeben.
  
  
• Produktbeschreibung:
  Dazu zählen detaillierte technische Daten (z. B. Maße, Gewicht, Leistungswerte), die Beschreibung der Funktionen und Besonderheiten des Produkts sowie Angaben zu Einsatzbereichen. 

• Montage- und Installationsanleitungen: 
  Diese Dokumente beschreiben den fachgerechten Aufbau, Anschluss und die Erstinbetriebnahme der Maschine und erläutern die fachgerechte Demontage und ggf. Entsorgung. Sie sind essenziell, um Montagefehler und daraus resultierende Gefahren zu vermeiden. 
  
  
• Wartungs- und Instandhaltungsdokumente: 
  Sie geben Auskunft über regelmäßige Prüfungen, Wartungsintervalle, den Austausch von Verschleißteilen und empfohlene Instandhaltungsmaßnahmen. So wird die Betriebsbereitschaft und Lebensdauer der Maschine sichergestellt. 

• Stücklisten, Schaltpläne und technische Zeichnungen: 
  Sie liefern detaillierte Informationen über den Aufbau, die Verkabelung und die Funktionsweise aller verbauten Komponenten der Maschine. Diese Unterlagen sind besonders für Fachpersonal bei Wartung, Reparatur oder Erweiterung unverzichtbar. 

• Konformitätserklärungen und Nachweise: 
  Diese Dokumente belegen, dass die Maschine alle relevanten gesetzlichen Anforderungen und Normen erfüllt, beispielsweise im Rahmen der CE-Kennzeichnung. Sie sind oft Voraussetzung für den Marktzugang und dienen als Nachweis gegenüber Behörden. 

Auch Sicherheits- und Risikohinweise gehören zur Technischen Dokumentation: Hier werden alle relevanten Gefahrenquellen, Restrisiken und Schutzmaßnahmen klar und verständlich dargestellt. Diese Hinweise sind zentral, um Unfälle und Schäden zu verhindern, und sind daher in die anderen Bestandteilen enthalten.

Die Technische Dokumentation begleitet die Maschine über ihren gesamten Lebenszyklus: von der Entwicklung und Konstruktion über die Fertigung, den Betrieb und die Wartung bis hin zur Außerbetriebnahme und Entsorgung. Sie wird kontinuierlich aktualisiert, um Änderungen am Produkt, neue gesetzliche Anforderungen oder technische Weiterentwicklungen abzubilden. 

In welchen Medien kann Technische Dokumentation verfügbar sein? 

Die Technische Dokumentation im Maschinenbau entwickelt sich stetig weiter und passt sich den Anforderungen moderner Produktionsumgebungen und Nutzergewohnheiten an. Die Wahl des Formats hängt dabei von der Zielgruppe, dem Einsatzbereich und den technischen Möglichkeiten ab. 

Klassische Printdokumente: 
Gedruckte Handbücher und Anleitungen sind nach wie vor weit verbreitet, insbesondere bei Maschinen, die in unterschiedlichen Ländern und unter variierenden Bedingungen eingesetzt werden. Sie sind robust, unabhängig von Strom und Internet und lassen sich direkt am Einsatzort nutzen. 

Digitale Dokumente (PDF): 
PDF-Dokumente sind der Standard für digitale Betriebsanleitungen und technische Unterlagen. Sie können einfach verteilt, archiviert und durchsucht werden. Viele Unternehmen stellen ihren Kund:innen die Dokumentation als Download auf der Website oder per USB-Stick zur Verfügung. 

Content-Delivery-Portale und Serviceplattformen: 
Immer mehr Hersteller bieten digitale Portale an, auf denen Wartungsanleitungen, Ersatzteillisten und Serviceinformationen jederzeit abrufbar sind. Diese Plattformen ermöglichen eine schnelle Suche, gezielte Updates und oft auch die Interaktion mit Support-Teams oder anderen Nutzenden. 

Interaktive und multimediale Anleitungen: 
Videos, Animationen oder Augmented-Reality-Anwendungen (AR) gewinnen an Bedeutung, besonders bei komplexen Montage- oder Wartungsprozessen. Sie erleichtern das Verständnis, zeigen Abläufe anschaulich und unterstützen auch weniger erfahrene Anwender:innen direkt am Einsatzort mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen. 

Maschinenlesbare Formate für Industrie 4.0: 
Mit dem Fortschritt der Digitalisierung und Vernetzung in der Industrie werden Dokumentationen zunehmend maschinenlesbar gestaltet. Formate wie XML oder spezielle Datenbanken ermöglichen es Maschinen, Informationen direkt auszulesen und für automatisierte Prozesse zu nutzen – etwa für Predictive Maintenance oder digitale Zwillinge. 

Wer erstellt die Technische Dokumentation? 

Die Erstellung der Technischen Dokumentation ist Aufgabe von spezialisierten Fachleuten, den Technischen Redakteur:innen. Sie sind entweder direkt im Unternehmen angestellt oder arbeiten extern bei einem Dienstleister wie kothes. Professionelle Technische Redakteur:innen verfügen über ein breites Kompetenzspektrum: 

• Technisches Verständnis: Sie können komplexe technische Zusammenhänge erfassen, analysieren und zielgruppengerecht aufbereiten – sei es für Maschinen, Anlagen oder deren Komponenten. 

• Sprachliche Präzision: Sie beherrschen klare, verständliche und normgerechte Formulierungen, um auch komplexe Inhalte nachvollziehbar zu vermitteln. 

• Kenntnis von Normen und Recht: Sie sind mit den relevanten Normen (z. B. DIN EN ISO 20607, IEC 82079-1) und gesetzlichen Vorgaben wie der EU-Maschinenverordnung vertraut und wissen, wie diese korrekt in der Dokumentation umgesetzt werden. 

• Didaktische Fähigkeiten: Sie können Informationen logisch strukturieren und an die Bedürfnisse verschiedener Zielgruppen anpassen – von Fachpersonal bis zu gelegentlichen Anwender:innen. 

• Medienkompetenz: Sie setzen moderne Tools und Redaktionssysteme ein, um Inhalte effizient, modular und medienübergreifend zu erstellen und zu verwalten. 

Je nach Unternehmensgröße oder -organisation übernehmen auch Konstrukteur:innen oder Entwickler:innen die Dokumentation, oft zusätzlich zu ihren eigentlichen Aufgaben. In diesem Fall empfiehlt es sich, regelmäßige Fortbildungsprogramme anzubieten oder auf die Expertise externer Technischer Redakteur:innen zurückzugreifen, um die Qualität sowie die Normen- und Richtlinienkonformität der Dokumentation sicherzustellen.  

Was muss man bei der Erstellung einer Technischen Dokumentation beachten? 

• Normen und Richtlinien: Neben der EU-Maschinenverordnung sind branchenspezifische Normen wie DIN EN ISO 20607 oder IEC 82079-1 zu berücksichtigen. Diese Vorgaben regeln Aufbau, Inhalte und Verständlichkeit der Dokumentation und sind für die rechtssichere Inverkehrbringung von Maschinen unerlässlich. 

• Zielgruppenorientierung: Die Sprache und der Detaillierungsgrad müssen auf die jeweiligen Nutzenden abgestimmt sein. Fachkräfte benötigen andere Informationen als gelegentliche Anwender:innen – eine zielgruppengerechte Ansprache erhöht die Verständlichkeit und Sicherheit. 

• Struktur und Modularisierung: Einheitliche Module und Topics erleichtern die Wiederverwendung und Pflege von Inhalten. Durch eine klare Gliederung und standardisierte Bausteine lassen sich Informationen effizient aktualisieren und für verschiedene Maschinentypen oder Varianten anpassen. 

• Aktualität: Die Dokumentation muss stets den aktuellen Stand des Produkts widerspiegeln. Änderungen an der Maschine, neue Funktionen oder sicherheitsrelevante Anpassungen müssen zeitnah und nachvollziehbar in der Dokumentation eingepflegt werden. 

• Rechtskonformität: Alle sicherheitsrelevanten und gesetzlichen Anforderungen müssen erfüllt sein. Die Dokumentation dient als Nachweis im Haftungsfall und schützt das Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen – vorausgesetzt, sie ist vollständig, korrekt und normkonform erstellt. 

Wann muss die Technische Dokumentation vorhanden sein? 

Die Technische Dokumentation ist ein integraler Bestandteil des Produkts und muss spätestens zur Markteinführung vollständig und rechtskonform vorliegen. Das bedeutet: Bereits vor dem ersten Verkauf, der Inbetriebnahme oder dem Export einer Maschine müssen alle relevanten Dokumente erstellt und verfügbar sein. Ohne eine vollständige Dokumentation ist eine CE-Kennzeichnung und damit die Zulassung z. B. für den europäischen Markt nicht möglich. 

Aktualisierung bei Änderungen:
Wenn die Maschine nachgerüstet, umgebaut oder technisch verändert wird, müssen die entsprechenden Dokumentationsinhalte zeitnah angepasst werden. Das gilt auch für Software-Updates, neue Bauteile, geänderte Betriebsbedingungen oder sicherheitsrelevante Anpassungen. Jede Änderung am Produkt zieht eine Überprüfung und ggf. eine Ergänzung der Dokumentation nach sich.

Fazit: Technische Dokumentation im Maschinenbau: Anforderungen, Vorteile und strategische Bedeutung 

Technische Dokumentation ist im Maschinenbau ein zentraler Faktor für Produktsicherheit, Rechtskonformität und nachhaltigen Unternehmenserfolg. Sie sorgt dafür, dass Maschinen und Anlagen sicher betrieben, gewartet und instand gehalten werden können, und ist ein unverzichtbarer Nachweis gegenüber Behörden und im Haftungsfall. Eine vollständige, verständliche und aktuelle Dokumentation erleichtert die Arbeit aller Beteiligten, reduziert Risiken und unterstützt den effizienten Betrieb über den gesamten Lebenszyklus der Maschine. 

Die Anforderungen an die Dokumentation sind vielfältig: Sie muss zielgruppengerecht, normenkonform und jederzeit aktuell sein. Moderne Formen wie digitale Portale, interaktive Anleitungen und modulare Inhalte bieten neue Möglichkeiten, Informationen effizient und nutzerfreundlich bereitzustellen. Die Erstellung gehört in die Hände von qualifizierten Technischen Redakteur:innen, die technisches Know-how, sprachliche Präzision und rechtliches Verständnis vereinen. 

Wer die Technische Dokumentation als strategisches Instrument versteht und professionell umsetzt, sichert sich nicht nur rechtlich ab, sondern schafft auch Vertrauen bei Kunden und Partnern. Technische Dokumentation ist damit ein entscheidender Wettbewerbsvorteil und ein Qualitätsmerkmal, das den langfristigen Erfolg eines Produkts sichert.