Wer eine Betriebsanleitung automatisch erstellen will, braucht mehr als Textbausteine und Vorlagen. Entscheidend ist ein Zusammenspiel aus modularen Inhalten, sauber gepflegten Produktdaten und einem Redaktionssystem, das Varianten logisch aussteuern kann. So entstehen auftragsspezifische Betriebsanleitungen, die nur die Inhalte enthalten, die für die konkrete Maschine tatsächlich relevant sind.
Wie das in der Praxis funktioniert, zeigt das Beispiel der Aerzener Maschinenfabrik: Das Unternehmen erstellt jedes Jahr bis zu 15.000 individuelle Betriebsanleitungen weitgehend automatisiert, ohne dass die Technische Redaktion jedes Dokument einzeln manuell zusammenstellen muss. Im Podcast „kothes trifft...“ hat Heiko Nickel, Leiter der Technischen Dokumentation bei Aerzen, erklärt, wie dieser Prozess aufgebaut ist und worauf es dabei ankommt.
Wer variantenreiche Maschinen baut, kennt das Problem: Fast jede Maschine ist ein Einzelstück. Unterschiedliche Medien, individuelle Fördermengen oder Sonderausstattungen sorgen dafür, dass selbst ein Serienprodukt in der Dokumentation schnell zur Variante wird. Genau hier wird es schwierig, eine passende Betriebsanleitung effizient zu erstellen.
In vielen Unternehmen ist der Ausgangspunkt ähnlich: Es gibt Standardanleitungen, von denen nur ein Teil wirklich zur ausgelieferten Maschine passt. Inhalte werden manuell gestrichen, ergänzt oder angepasst. Das kostet Zeit, bindet Ressourcen und erhöht das Risiko, dass unpassende Informationen im Dokument bleiben oder wichtige Informationen fehlen. Wer unter solchen Bedingungen eine Betriebsanleitung automatisch erstellen will, muss den Prozess grundsätzlich neu denken.
Auch bei der Aerzener Maschinenfabrik war das früher deutlich aufwendiger: „Im Regal stand eine ganze Wand mit Dokumenten, aus der man sich für den Kunden die Zettel zusammengesucht hat. Sehr zeitaufwendig und kein schönes Bild", sagt Heiko Nickel im Podcast.
Der Handlungsdruck war entsprechend hoch: Entweder das Team und den manuellen Aufwand weiter ausbauen – oder einen Weg finden, Betriebsanleitungen systematisch und weitgehend automatisiert zu erstellen. Aerzen entschied sich für Letzteres, mit Unterstützung von kothes. Das ganze Projekt beschreiben wir in unserer Success Story.
Wer eine Betriebsanleitung automatisch erstellen möchte, braucht im Redaktionssystem eine zentrale Grundlage: ein sogenanntes Maximaldokument. Es enthält pro Produktlinie alle relevanten Inhalte, Varianten, Optionen, Sprachen und Ausführungen in einer einzigen Struktur.
Parallel dazu entstehen im Produktkonfigurator oder in angrenzenden Systemen die auftragsspezifischen Daten der jeweiligen Maschine, etwa zur Ausstattung, zum Einsatzbereich oder zum Antrieb. Diese Konfigurationsdaten werden als XML-Datei an das Redaktionssystem übergeben.
Dort treffen die Daten auf die modularen Inhalte des Maximaldokuments. Die einzelnen Textmodule sind mit Gültigkeiten versehen. Diese Kennungen legen fest, unter welchen Bedingungen ein Inhalt in der Betriebsanleitung erscheint – und wann nicht. Auf diese Weise entsteht automatisch ein gefiltertes, auftragsspezifisches Dokument, das nur die Informationen enthält, die für die konkrete Maschine relevant sind.
Ergänzend können weitere Unterlagen aus angebundenen Systemen übernommen werden, zum Beispiel Zeichnungen, CE-Erklärungen, Schaltpläne oder Betriebsdaten aus dem ERP-System. So wird aus einem zentral gepflegten Inhaltsbestand und den jeweiligen Auftragsdaten eine vollständige, automatisch erstellte Betriebsanleitung.
Der entscheidende Punkt ist: Die automatische Erstellung der Betriebsanleitung wird nicht manuell in der Redaktion angestoßen. Auslöser für die gesamte Prozesskette ist der Fertigungsauftrag in der Produktion. Sobald intern freigegeben wird, dass z. B. ein bestimmtes Gebläse gebaut wird, startet der Prozess automatisch.
Die Prozessschritte:
Konfigurationsdaten werden als XML in das Redaktionssystem übertragen.
Das Maximaldokument wird gefiltert und mit Variablen befüllt.
Ergänzende Dokumente werden hinzugefügt.
Das fertige PDF wird automatisch an die Druckerei übermittelt – inklusive Stückzahl, Sprache und Lieferadresse.
Das Dokument wird archiviert.
Eine Kopie wird in der Cloud bereitgestellt, und der Kunde erhält automatisch eine Benachrichtigung.
Auf diese Weise wird die Betriebsanleitung automatisch erstellt, ausgegeben und bereitgestellt, ohne manuellen Eingriff bei jedem einzelnen Auftrag.
Ein häufiger Einwand beim Thema automatisierte Dokumentation lautet: Das funktioniert nur bei standardisierten Produkten, nicht aber bei Sondermaschinen. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass auch für individuelle Lösungen ein großer Teil der Betriebsanleitung automatisch erstellt werden kann.
Für solche Fälle gibt es z. B. bei Aerzen einen angepassten Prozess. Das System erkennt anhand eines Merkmals, dass ein Auftrag manuelle Bearbeitung erfordert, und leitet ihn in eine separate Arbeitsliste weiter. Gleichzeitig erhält die Redaktion eine E-Mail.
Der entscheidende Unterschied zum früheren Vorgehen: Die Redaktion beginnt nicht bei null. Ein großer Teil des Dokuments ist bereits automatisch vorkonfiguriert. Redakteure ergänzen nur die wirklich individuellen Inhalte und geben den Auftrag anschließend wieder in den automatisierten Prozess zurück.
Von den jährlich 12.000 bis 15.000 Betriebsanleitungen landen derzeit nur etwa 10 bis 20 pro Tag in dieser manuellen Bearbeitung. Der überwiegende Teil läuft vollständig automatisiert durch.
Wer Betriebsanleitungen automatisch erstellen möchte, braucht mehr als ein Redaktionssystem. Entscheidend ist ein abgestimmter Prozess über mehrere Unternehmensbereiche hinweg. Denn die automatische Erstellung beginnt nicht erst in der Technischen Redaktion, sondern bei den Daten, Merkmalen und Freigaben, die aus Konstruktion, Vertrieb, Auftragsabwicklung, ERP und IT zusammenkommen.
Deshalb scheitern solche Vorhaben in der Praxis seltener an der Technik als an unklaren Zuständigkeiten, fehlender Abstimmung und mangelnder Rückendeckung. Damit aus Konfigurationsdaten eine passende Betriebsanleitung entsteht, müssen alle Beteiligten ihre Rolle im Prozess kennen und verlässlich erfüllen. Je nach Systemlandschaft gehören dazu neben Redaktion und IT auch Konstruktion, Auftragsabwicklung, Vertrieb und externe Partner wie Druckdienstleister oder Systemintegratoren.
Der entscheidende Faktor ist die Datenqualität. Nur wenn Merkmale, Stücklisten, Varianten und Auftragsdaten sauber gepflegt sind, kann am Ende eine auftragsspezifische Betriebsanleitung automatisch erstellt werden. Ein falsch gesetztes Merkmal, eine fehlende Kennung oder eine unvollständige Datenübergabe reicht aus, damit Inhalte fehlen oder falsch ausgegeben werden.
Genau deshalb braucht ein solches Projekt ein klares Mandat aus der Unternehmensleitung. Wer Betriebsanleitungen automatisieren will, verändert nicht nur die Dokumentation, sondern auch Prozesse, Verantwortlichkeiten und Anforderungen an die Datenpflege.
Die automatische Erstellung von Betriebsanleitungen verändert die Arbeit der Technischen Redaktion spürbar. Vor allem repetitive Tätigkeiten nehmen ab: bekannte Inhalte zusammenstellen, Varianten manuell anpassen, Aufträge immer wieder neu anlegen oder Dokumente in gleicher Struktur mehrfach ausgeben. Diese Aufgaben verschwinden nicht vollständig, sie treten aber deutlich in den Hintergrund.
Dafür verschiebt sich der Schwerpunkt der redaktionellen Arbeit. Die Redaktion pflegt Inhalte zentral, definiert Gültigkeiten und Variantenlogiken, sichert die Qualität der Module und überprüft, ob die automatische Ausgabe fachlich und formal zuverlässig funktioniert. Statt viele ähnliche Dokumente einzeln zu bearbeiten, entsteht pro Produktlinie ein zentral gepflegter Master.
Das entlastet nicht nur im Tagesgeschäft, sondern verbessert auch die Konsistenz. Inhalte müssen nicht mehr an vielen Stellen parallel aktualisiert werden. Änderungen werden zentral gepflegt und stehen anschließend in allen relevanten Ausleitungen korrekt zur Verfügung.
Auch die Planbarkeit nimmt zu. Betriebsanleitungen entstehen näher am tatsächlichen Auslieferungszeitpunkt und müssen nicht lange im Voraus auf Vorrat erstellt werden. Das reduziert veraltete Bestände und senkt das Risiko, dass Kunden unpassende oder unvollständige Unterlagen erhalten.
Für die Technische Redaktion bedeutet das: weniger operative Routine, mehr Verantwortung für Struktur, Regelwerk und Qualität.
Wichtig ist, realistisch zu starten. Nicht jede Produktlinie und nicht jeder Sonderfall muss sofort vollständig automatisiert werden. Oft ist ein Pilotprojekt der sinnvollere Weg – mit einer klar abgegrenzten Produktgruppe, belastbaren Daten und einem Prozess, der sich schrittweise ausbauen lässt.
Entscheidend sind dabei vor allem diese Punkte:
Den Nutzen konkret benennen: Wo entstehen heute manuelle Aufwände, Fehlerquellen oder unnötige Varianten?
Früh modular denken: Wer Betriebsanleitungen automatisch erstellen will, braucht Inhalte, die strukturiert, wiederverwendbar und mit Gültigkeiten versehen sind.
Datenqualität absichern: Ohne verlässliche Merkmale, Varianten und Auftragsdaten ist keine saubere automatische Ausgabe möglich.
Beteiligte früh einbinden: Redaktion, IT, Konstruktion, Auftragsabwicklung und Vertrieb müssen ihre Rollen im Prozess kennen.
Rückendeckung sichern: Automatisierung verändert Arbeitsweisen und Verantwortlichkeiten – dafür braucht es ein klares Mandat.
Schrittweise vorgehen: Erst ein funktionierender Pilot, dann der Ausbau auf weitere Produktlinien.
Wer Betriebsanleitungen automatisch erstellen kann, schafft damit zugleich eine wichtige Grundlage für den nächsten Entwicklungsschritt in der Technischen Dokumentation. Denn wenn Inhalte modular gepflegt, auftragsspezifisch zusammengestellt und systemgestützt ausgegeben werden, ist der Weg zur digitalen Bereitstellung deutlich kürzer.
Genau dort liegen für viele Maschinenbauer die nächsten Themen: digitale Betriebsanleitungen, Content-Delivery-Lösungen, strukturierte Informationspakete nach VDI 2770 und perspektivisch auch Anforderungen rund um den digitalen Produktpass. Regulatorische Entwicklungen wie die neue Maschinenverordnung erhöhen zusätzlich den Druck, technische Informationen künftig effizienter, aktueller und digital verfügbar zu machen.
Wer heute beginnt, Betriebsanleitungen automatisiert zu erstellen, investiert deshalb nicht nur in effizientere Prozesse, sondern auch in eine belastbare Grundlage für die künftige Informationsbereitstellung.
Wenn Sie prüfen möchten, wie ein solches Automatisierungsprojekt in Ihrem Unternehmen aussehen kann, lohnt sich der Blick auf unsere Success Story mit der Aerzener Maschinenfabrik. Natürlich unterstützen wir Sie gerne dabei, Potenziale, Voraussetzungen und sinnvolle Einstiegsszenarien für Ihre Technische Dokumentation einzuordnen. Schreiben Sie uns gerne eine E-Mail.