Smarte Informationen für die Finanzwelt

Methoden der Technischen Dokumentation lassen sich auch in der Dienstleistungsbranche anwenden.

IT-ServiceProzesse
© itchaznong  / AdobeStock

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Dienstagmorgen, erste Teambesprechung des Tages. Ich berichte von meinem gestrigen Beratungstermin bei einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen: Gemeinsam haben wir erarbeitet, welche Anforderungen ein Redaktionssystem erfüllen muss, wenn es im Unternehmen optimal eingesetzt werden soll. Ein guter Beratungstag.

Als ich geendet habe, ergreift ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb, der das allmorgendliche Stand-up-Meeting besucht, das Wort:

Vertrieb: „Ihr müsst zur Bank und mit denen reden!“
Berater [schluckt]: „So schlimm steht es um uns? Ist das Ende in Sicht?“
Vertrieb [verwirrt]: „Nicht wir brauchen Hilfe, sondern die Bank!“
Berater [jetzt ebenfalls verwirrt]: „Dass wir aktuell Rettungsschirme im Angebot haben, wusste ich aber noch nicht!“

Die Reaktion des Beraters mag überzeichnet sein, doch veranschaulicht sie, dass Folgendes nicht direkt ins Auge springt: Obwohl die Tätigkeitsbereiche von traditionellen Maschinenbauunternehmen und Banken augenscheinlich unterschiedlicher nicht sein könnten, sind sich beide Branchen sehr nah im Bestreben danach, smartes Informationsmanagement zu betreiben.

Dies wiederum ist das Fazit unseres ersten gemeinsamen Termins in der Zentrale des Finanzunternehmens: Nach einem freundlichen Kennenlernen stellen wir gemeinsam fest, dass wir als branchenfremde Berater den Input liefern können, um ausgetretene Pfade in der Informationserstellung zu verlassen und einen Mehrwert für beteiligte Personen und nicht zuletzt das Unternehmen selbst zu generieren.

Um die Frage „Ist ja schön und gut, aber wie genau sah denn nun die Zusammenarbeit aus?“ zu beantworten, hier stichpunktartig ein Auszug aus den Projektberichten zu unseren Tätigkeiten:

Gemeinsam mit den unterschiedlichen Fachabteilungen haben wir

  • Dokumentanalysen erstellt
  • Optimierungspotential von Dokumenten herausgearbeitet und präsentiert
  • Zielgruppenanalysen durchgeführt
  • Feldtests (Interviews) mit unterschiedlichen Zielgruppen innerhalb der Bank durchgeführt
  • Prozessanalysen durchgeführt
  • Prozesse durch Softwareanpassungen unterstützt
  • Regulatorisch geforderte Dokumente zielgruppengerecht überarbeitet oder adaptiert

Sollte jetzt ein Lessons Learned bei kothes stattfinden, was gäbe es zu sagen? Überall dort, wo Informationen erstellt, verwaltet und weitergegeben werden, können wir beratend und umsetzend zur Seite stehen, um dem Kunden das zu bieten, was eine gute Beratung auszeichnet:

  • Offenheit
  • Ehrlichkeit
  • Kompetenz
  • Fokussierung auf das Problem

Und dies sehen wir zudem durch das Fazit unseres Gegenübers bestätigt: Durch das Einlassen auf eine zunächst branchenfremde Beratung und eine alternative Herangehensweise wurden Projektergebnisse erzielt, die einen hohen Mehrwert für die am unternehmensinternen Informationsmanagement beteiligten Personen und Fachabteilungen generieren.