Dokumentenmanagement im Informationsprozess

Prozesse optimieren, Informationen beschaffen und bei der Lieferantendokumentation die Übersicht behalten.

ProzesseRedaktion
© alphaspirit / AdobeStock

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„Und wir dürfen uns dann mit allen Ihren Zulieferern in Verbindung setzen?“ – so oder ähnlich erstaunt muss ich wohl geklungen haben, als ich eine neue Anfrage eines unserer Kunden entgegennahm. Wir hatten bereits einige Dokumentationen erfolgreich gemeinsam erstellt, daher hätte ich auch in diesem Telefonat mit einer vergleichbaren Anfrage gerechnet.

Der Kunde und unsere bisherigen Aufgaben

Der Kunde, mit dem ich an diesem Tag sprach, ist eine Tochterfirma eines großen Logistikdienstleisters, die für den Bau und die Instandhaltung der Güterverteilzentren in Deutschland zuständig ist.
In unseren bisherigen gemeinsamen Projekten bestand unsere Aufgabe darin, die Güterverteilzentren – Sortieranlagen mit mehrere hundert Meter langen Förderbändern und sehr komplexer Lese- und Leittechnik – in Form der benötigten Betriebsanleitungen zu beschreiben.
Für unsere Arbeit war dabei in diesem und natürlich auch allen übrigen Fällen immer ganz wesentlich, dass wir Informationen über die zu beschreibende Technik, die verbauten Komponenten und die Funktionsweisen der Anlage bekommen. Der Informationsfluss war diesbezüglich immer gut, lediglich die unüberschaubare Anzahl von Dokumenten für eine Anlage dieser Größe machte unserem Kunden und uns zeitweise etwas zu schaffen. So ist es rückblickend gar nicht überraschend, dass wir plötzlich über ein Thema wie Dokumentenmanagement sprachen und ich meine eingangs erwähnte Frage stellen musste.

Das Dokumentenmanagement

Aus der reinen Dokumentationserstellung durch uns ist in unserer Zusammenarbeit schließlich eine deutlich umfangreichere Unterstützung geworden. Wir sind in einem aktuellen Projekt nicht nur damit betraut, eine Betriebsanleitung zu erstellen, sondern insbesondere auch die Dokumentationen aller zugekauften Komponenten bei den Lieferanten fristgerecht einzufordern, diese auf Vollständigkeit zu prüfen, abzulegen und zu verwalten. Dadurch können wir einen erheblichen Beitrag dazu leisten, unseren Kunden zu entlasten: einerseits dadurch, dass wir die Anforderung und Verwaltung der Dokumente übernehmen, andererseits dadurch, dass wir schon frühzeitig einen Einblick in die verbaute Technik bekommen und viele zu einem späteren Zeitpunkt benötigte Informationen selber einholen können.

Die Herausforderung

Zugegebenermaßen gestaltete sich der Projektstart um ein Vielfaches aufwändiger als erwartet: Fünfzehn Projektingenieure hatten in ihrer Funktion als Gewerkeverantwortliche bislang jeweils ihr eigenes System zur Ablage, Bennenung und Überprüfung der benötigten Dokumente. Erschwerend kam hinzu, dass es für gleiche Dokumente bzw. Dokumentarten keine einheitliche Benennung gab und diese dadurch an verschiedenen Stellen im System unterschiedlich benannt wurden.
Da auch die Ablage der Dokumente nicht immer zentral erfolgte, galt es als Grundlage für die weitere Arbeit zunächst, den Überblick über fast eintausend Dokumente zu bekommen. Hierfür wurden uns zunächst von den Gewerkeverantwortlichen sämtliche bereits vorliegende Dokumente aus E-Mails, von USB-Sticks und anderen Speicherquellen zentral zur Verfügung gestellt, damit wir diese schließlich sortieren und ordnen konnten – kein geringes Unterfangen bei dieser großen Anzahl von Dokumenten.

Die Lösungsschritte

Um zukünftig Uniformität und Transparenz zu schaffen, entwickelten wir in Zusammenarbeit mit den Projektingenieuren ein Ablagesystem aus nummerierten Unterordnern mit definierter Terminologie. Eine umfangreiche Dokumentenliste mit identischer Nummerierung half fortan, den aktuellen Status der Dokumente über ein visuelles Ampelsystem schnell zu erfassen.

Im nächsten Schritt entwickelten wir einen neuen Prozessentwurf für die zukünftige Dokumentensteuerung und stimmten diesen mit den Projektbeteiligten ab. Wesentlicher Bestandteil waren hier einerseits die von uns vorgegebenen Kommunikationswege, z. B. über die visuelle Statusänderung in den einzelnen Dokumentenlisten für jedes Gewerk, und andererseits der strikt vorgegebene Informationsgehalt der Benachrichtigungsmails an alle Gewerkeverantwortlichen.
Die gesteuerte Vorgabe von Zeitfenstern für die Einlieferung der Dokumente für die Zulieferer/Hersteller, aber auch die Vorgabe von Rückmeldefristen und Reviewzeitfenstern für die Gewerkeverantwortlichen und externen Prüfer führte zu einer deutlich zügigeren und nachvollziehbareren Bearbeitung der Dokumente.

Das Ergebnis

Nach mittlerweile mehrmonatiger Unterstützung aller Beteiligten durch kothes schleifen sich die Prozesse nun langsam ein. Es freut uns sehr, dass gerade die Zulieferer bereits mehrfach anerkannt haben, welche Vorteile bezüglich Transparenz und Zeit durch unsere Arbeit entstanden sind. Weiterhin freut es uns ebenfalls, dass unser Kunde wirklich von unserer Lösung überzeugt ist und unser erstelltes System zur Dokumentationssteuerung bereits beim nächsten Großprojekt von Anfang an nutzen wird.

Die Antwort auf meine Frage vom Beginn lautete in diesem Fall also „Ja“ – wir dürfen uns mit allen Zulieferern in Verbindung setzen. Und ebenfalls „Ja“ lautete unsere Antwort auf die Frage, ob wir unseren Kunden in diesem Projekt unterstützen können. Wir sind sehr glücklich, dass wir in dieser Art von Projekt optimieren und entlasten können, und freuen uns auch auf viele weitere, außergewöhnliche Projekte, in die wir unser Wissen und die gesammelten Erfahrungen einbringen können.

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