Vernetzung schafft Effizienz

Schnittstellen zwischen Unternehmenssoftware und Redaktionssystemen.

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© vege / Fotolia

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Ein derzeit oft angefragtes Thema ist, ob wir Schnittstellen zwischen einem Redaktionssystem oder CMS und anderen Anwendungen (z. B. einem ERP-System) "bauen" können. Global beantwortet: Klar können wir (wenngleich natürlich stets der Einzelfall betrachtet werden muss).

Die Absicht der Anfragen jedenfalls ist offensichtlich: Dokumente sollen möglichst automatisch erzeugt werden, im Idealfall ohne menschlichen Eingriff – ausgelöst durch z. B. ein Ereignis im ERP-System ("Produktionsauftrag angelegt") etc.

Was aber macht das Thema derzeit so spannend?

Zum einen natürlich die generelle Tendenz, dass vom Markt zunehmend individualisierte und hochgradig vernetzte Produkte nachgefragt werden – oder eine solche Nachfrage zumindest erwartet wird ("Industrie 4.0"). Darüber hinaus haben im Laufe der letzten Jahre viele Unternehmen Redaktionssysteme eingeführt mit dem Ziel, das Erstellen der Technischen Dokumentation sowohl qualitativ als auch ökonomisch zu optimieren. Selbst wenn aber ein leistungsfähiges Redaktionssystem verwendet wird, kann das Erstellen von Dokumentationen, Spezifikationen und Angeboten immer noch ein mühsames und auch fehlerträchtiges Geschäft sein. Ursache des Ungemachs ist meist, dass viele Inhalte integriert werden sollen, die aus anderen Systemen stammen. 

In der Konsequenz stehen zahlreiche unerfreuliche Arbeitsschritte an: Zeichnungen, Prüfprotokolle, bestehende Inhalte etc. müssen zusammengesucht, untersucht und integriert werden. All diese Informationshäppchen müssen in der passenden Version, zum passenden Zeitpunkt usw. bereitstehen. Fehlt was, so muss dieses „was“ oft nervenaufreibend gesucht werden, üblicherweise genau dann, wenn die Zeit ohnehin schon knapp ist.

Das manuelle Zusammenstellen von Publikationen ist also aufwändig, teuer, fehlerträchtig – und zudem aus IT-Sicht oft unnötig. 

Womit wir wieder bei Schnittstellen zwischen den angrenzenden Systemen und dem Redaktionssystem sind. Mit diesen kann beispielsweise erreicht werden, dass, wenn sich z. B. eine technische Zeichnung für ein bestimmtes Produkt ändert, die Zeichnung direkt an das Redaktionssystem übermittelt wird – mit den hierfür nützlichen Informationen (z. B. der Auftragsnummer und der Version der Zeichnung).

Technisch ist das Übertragen der Daten ein vergleichsweise banales und auch überaus bekanntes Thema. Spannender ist die Frage, wie nutzbringende Daten übertragen werden können. Also: Wie findet die technische Zeichnung automatisch ihren Platz in der entsprechenden Publikation? Die Antwort auf diese Frage hat weniger mit Schnittstellenprogrammierung als vielmehr mit sinnvollen Metadaten und Klassifikationen zu tun – schließlich soll die Zuordnung von Inhalten automatisch geschehen.

Also wie vorgehen? Sofern klar ist, welche Informationen überhaupt übertragen werden sollen, steht als nächster wichtiger Schritt in Schnittstellenprojekten zunächst ein Blick auf Metadaten an. Was gibt es? Was ist kompatibel? Was kann passend gemacht werden (wo können also Metadaten regelbasiert aufeinander abgebildet werden)? Was geht nicht?

Danach stehen die eher IT-technischen Aspekte an: Von welcher Art soll die Schnittstelle sein etc.

Wie lange dauert das dann, von der Spezifikation bis zur Umsetzung der Schnittstelle? Pauschale Antworten sind unmöglich, es ist ein typischer Fall von "je nachdem". Geht es um eine Schnittstelle, geht es um viele? Gibt es ein brauchbares Metadatenkonzept (z. B. in der Form von Stücklisten im ERP-System)? Geht es um eine Dateischnittstelle oder um API-Programmierung? In den bisherigen Projekten lag die Projektlaufzeit zwischen wenigen Tagen und mehreren Monaten.

Immerhin: Ein "Return of Investment" ist üblicherweise schon nach kurzer Zeit erreicht.