Besondere Zeiten erfordern besondere Maßnahmen. Wenn eine Krankheitswelle das Land erfasst, die Konjunktur zurückgeht, die Kinder betreut werden wollen oder andere Ausnahmesituationen unseren Alltag beeinflussen, dann dreht die Welt sich langsamer. Aber sie dreht sich doch. Sie möchten mit Ihrem Business weiter vorankommen. Und wir mit Ihnen. Als Informationsdienstleister mit dem Schlagwort "smart" auf allen Fahnen machen wir uns da natürlich Gedanken und wären nicht smart, würden wir nicht aus der Not eine Tugend machen.
Der Großteil unserer Arbeit fußt in der Bedienung und Entwicklung von IT-Systemen und hier muss auch unsere Lösung ansetzen. Es ist allerhöchste Zeit, nicht nur die Grenzen der Systeme auszuloten, sondern noch ein Stück weiter zu gehen und neben den etablierten Remote-Anwendungen auch der Vielzahl an immer noch ungetesteten Softwarelösungen auf dem Markt eine Chance zu geben, uns zu überzeugen.
Meetings, Schulungen, Umfragen – können wir auch alles online
Unsere Zusammenarbeit steht und fällt mit Besprechungen. Ob vis à vis oder am Telefon, aus dem Büro, dem Home-Office oder live vom Spielplatz – Hauptsache, die Erreichbarkeit ist sichergestellt. Etwa 5 Online-Meeting-Tools haben wir schon im regelmäßigen Einsatz und unzählige weitere getestet. Sicher finden wir auch eines, das mit Ihren speziellen IT-Richtlinien konform ist. Im Fall von Regelmeetings breche ich eine Lanze für die Videoübertragung. Am Anfang kostet es ein bisschen Überwindung, sich selbst über den Bildschirm flackern zu sehen. Oft entspannt sich die Atmosphäre aber, wenn die erste Katze durchs Home-Office spaziert oder die Kakteensammlung des Kollegen die Aufmerksamkeit auf sich zieht. Eine Videoübertragung erzeugt positive Aufmerksamkeit und Verbindlichkeit, wie es ein klassisches Telefonat kaum kann. Wer nebenbei Mails beantwortet oder sein Frühstück einnimmt, ist schnell enttarnt. Und nicht zuletzt – Blicke sagen mehr als tausend Worte.
Schwieriger wird es, möchte man gemeinsam konkrete Ergebnisse erarbeiten und visualisieren. Eine Materialschlacht in einem physischen Raum, Medienwechsel und Bewegung sind hier oft der Schlüssel zur Kreativität. Aber auch hier müssen wir nur unsere Phantasie von der Leine lassen. Ich kann das Gespräch über ein kabelloses Headset führen und mich im Raum bewegen. Vielleicht verfüge ich auch über einen höhenverstellbaren Tisch oder einen Gymnastikball, um etwas Schwung in die Haltung zu bringen. Als Materialunterstützung haben wir verschiedene digitale Concept-Boards getestet, die das gleichzeitige Arbeiten an Mindmaps und mit virtuellen Klebezetteln ermöglichen. Auch das parallele Arbeiten im Firmenwiki oder in zentral gespeicherten Office-Spreadsheets kann hier eine gute Arbeitsgrundlage sein. Als Mehrwert ist hier gleich für alle schriftlich festgehalten, was sonst zunächst nur flüchtig im Raum schwebt.
Etwas ermüdender sind Schulungen. Zwar gibt es eine Reihe von Screensharing-Tools, mit denen man das eigene Tun teilen kann. Stundenlanges passives Zuhören wird jedoch anstrengend. Im schlimmsten Fall habe ich keinen zweiten Bildschirm zum Nachvollziehen des Gesehenen. Hier macht sich ein gutes Didaktikkonzept bezahlt: Die Inhalte teilen wir in kleine Häppchen von maximal 2 Stunden über mehrere Tage auf. Nach jedem Input-Häppchen folgt eine kleine individuelle Übungsphase. Dazu wird eine Aufgabe verteilt, die jeder für sich löst und ablegt. Alternativ können Arbeitsaufträge aufgeteilt werden und jeder kommentiert die Lösungen oder Fragen der Kollegen im gemeinsamen Wiki. Vor der nächsten Sitzung hat die Dozentin dann bereits eine Idee davon, wie der Inhalt aufgenommen wurde und wo Vertiefung nötig ist.
Auch Online-Umfragen sind ein schöner Weg, Meinungen einzuholen. Diese Umfragen können individuell durchgeführt und ausgewertet werden und als fundierter Einstieg in eine kurze und knackige Abschlussdiskussion dienen.
Selbst für Recherchen müssen wir nicht immer vor Ort sein
Und was machen wir, wenn wir Recherchen an physischen Maschinen durchführen müssen? Wie schon lange bei komplexen Anlagen gelebt, kann man wunderbar gemeinsam auf ein 3D-Modell schauen und die einzelnen Komponenten per Screensharing durchsprechen. Geht das nicht, lässt sich vielleicht eine Action-Cam auftreiben oder – viel einfacher – man nutzt ein Mobiltelefon mit Kamera und Meeting-App: Schon wird der Zugang zur Produktionshalle virtuell möglich. Alternativ lässt sich eine Recherche auch mithilfe eines Fernwartungstools (z. B. REFLEKT Remote) durchführen.
Der vermehrte Einsatz von Software zur Online-Arbeit hat insgesamt eine Reihe von Vorteilen: Wir sparen CO2 und Reisekosten, entschleunigen den Alltag durch weniger Reise- und Pendelstress, können flexibler auf unsere familiären Bedürfnisse reagieren und endlich einmal mit den vielen bunten Tools spielen, die uns das Internet anpreist. Und ganz ehrlich, einen Bildschirm haben wir ohnehin den Großteil des Tages vor unserer Nase. In diesem Sinne: Wir freuen uns auf das nächste Online-Meeting, gern auch zusammen mit Ihren Haustieren.
