Management von Lieferantendokumentation

In drei Schritten erfolgreich definieren, prüfen und verwalten.

ProzesseRedaktion
© contrastwerkstatt / Fotolia

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Zuliefererdokumentation, Lieferantendokumentation oder gerne auch mal Herstellerdokumentation – drei unterschiedliche Begriffe und doch meinen alle das Gleiche. Im Maschinen- und Anlagenbau setzt sich die Technische Dokumentation für den Endkunden zu einem erheblichen Teil aus der Dokumentation zusammen, die von einzelnen Lieferanten bereitgestellt wird. Diese Dokumentation gilt es dann zu sichten, zu überprüfen und schlussendlich in die Gesamtdokumentation zu integrieren. Und kennen Sie das? Hier kann durchaus mal Chaos entstehen: Falsche Sprache, nicht editierbare Formate und womöglich sind Wartungsangaben im Fließtext versteckt.

Wir würden es uns zu einfach machen, wenn wir die Schuld allein bei dem jeweiligen Lieferanten suchen. Denn den Grad der Integration legt der Hersteller der Gesamtdokumentation fest. Daraus ergeben sich spezielle Anforderungen z. B. an die Struktur und Informationstiefe oder an den Liefertermin und an die Publikationsart der Lieferantendokumentation. Diese Anforderungen werden dem Lieferanten gegenüber in der Praxis oft nur vage oder sogar gar nicht definiert, sodass ihm nichts weiter übrigbleibt, als im Trüben zu fischen oder seinen eigenen Standard anzusetzen. Egal ob Hersteller, Lieferant oder Dienstleister – wir alle können von einem erfolgreichen Umgang mit der Lieferantendokumentation profitieren und sitzen somit im selben Boot.

Reibungsloser Ablauf durch frühzeitiges Abstimmen

Das Erstellen der Dokumentation erfolgt erfahrungsgemäß oft sehr spät in der Auftragsabwicklung. Wir empfehlen daher bereits im Vorfeld eine ausführliche Abstimmung zwischen Hersteller und Lieferant, um am Ende des Projekts nicht in Zeitdruck zu geraten.
Darüber hinaus werden Ihnen auch diese drei Schritte zu einem reibungslosen Ablauf verhelfen:

  1. Standard definieren und kommunizieren

    Für jedes Unternehmen gelten spezifische Anforderungen an Betriebsanleitungen und Produktdokumentation. Das Problem ist, nur wenige besitzen eine Spezifikation, in der diese Anforderungen definiert sind. Und wer sich selbst nicht sicher ist, was das eigene Unternehmen als Standarddokumentation liefert, kann seinen Lieferanten auch keine klaren Vorgaben dazu machen. Für ein Anlagenprojekt oder Serienprodukt kann eine einfache Excel-Tabelle bereits Abhilfe schaffen. Hier können einzelnen Dokumenten u. a. ihre Zielgruppen, Publikationsarten und Liefertermine zugeordnet werden. Weiterhin kann es helfen, auch Standards bzgl. Struktur oder Informationsgehalt zu definieren:  Werden Inhalte in die Gesamtanleitung integriert, gibt es eventuell spezielle Anforderungen. Wartungsinformationen können zum Beispiel als Tabelle angefordert werden, um in einen übergreifenden Wartungsplan übernommen zu werden. Wird auf Inhalte in der Lieferantendokumentation verwiesen, kann es z. B. Anforderungen an deren Struktur geben, damit die Information gut zu finden ist. Wird auf Normen verwiesen, führen wenige vielleicht zu besseren Ergebnissen als viele, deren Anforderungen nur aufwändig zu erschließen sind.
    Es lohnt sich, mit Lieferanten grundsätzlich vor Vertragsschluss die Standards für die Dokumentation zu klären, um hier spätere Aufwände zu minimieren und termingerecht eine ordentliche Dokumentation ausliefern zu können.

  2. Checkliste als Prüfprotokoll
    Nachdem der Standard definiert ist, lässt sich daraus eine Checkliste erstellen, die sowohl als Prüfprotokoll als auch zur Lieferantenbewertung verwendet werden kann. Genauso wie der Standard können diese Checklisten bei sehr auftragsspezifischen Projekten um spezielle Anforderungen ergänzt werden.

  3. Leitfaden für die Mitarbeiter
    Ein kleiner Leitfaden zur Umsetzung der ersten beiden Schritte kann sicherstellen, dass neue Mitarbeiter sich schnell in den Prüfprozess einarbeiten können. Ein solcher Leitfaden kann beispielsweise auch ein Prozessdiagramm enthalten. Eine interne Schulung rundet das Vorgehen ab und sorgt dafür, dass im gesamten Unternehmen der gleiche Anspruch an die angelieferten Dokumente gelebt wird.

Aus unserer Erfahrung können wir sagen, dass uns das Management der Lieferantendokumentation bei Einhaltung dieser drei Schritte deutlich leichter fällt, und können das Vorgehen daher guten Gewissens empfehlen.