Morgens 8:59 Uhr zu Gast im vollbesetzten Konferenzraum eines mittelständischen Anlagenbauers: Gesprächsfetzen fliegen durch die Luft und vermischen sich mit dem monotonen Surren des Beamer-Lüfters. Während eine sechsköpfige Gruppe von Konstrukteuren und Mechanikern hitzig über die Sicherheitslage auf russischen Baustellen diskutiert, versuchen der Geschäftsführer und seine beiden Einkäufer, das Kleingedruckte auf einem Visaantrag zu übersetzen.
Inmitten des Stimmengewirrs gelingt es dem heutigen Gast, einem zunehmend gestressten Technischen Redakteur, in letzter Minute, das bislang verschollene Blatt mit der Meeting-Agenda aus einem Stapel von DIN-A3-Konstruktionszeichnungen zu fischen.
Der Technische Redakteur als Vermittler zwischen den Welten
Dieser zugegeben herausfordernde Start in ein Kick-off-Meeting eines komplexen Redaktionsprojekts mag etwas überzeichnet sein, er veranschaulicht dafür umso besser eine grundsätzliche Herausforderung, der sich Technische Redakteure von Dokumentationsdienstleistern häufig stellen müssen: Wie kann es gelingen, dass ein neuer Kunde vom Tag des ersten Kennenlernens bis zum erfolgreichen Projektabschluss optimal betreut wird?
Eine Frage, die ganz sicher auch dem leidgeprüften Redakteur aus unserem Beispiel durch den Kopf geht, schließlich bedeutet für ihn schon die erste Begegnung mit dem Neukunden eine knifflige Situation. Üblicherweise haben sich zum Auftaktmeeting Vertreter aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammengefunden, nicht zuletzt um sich persönlich von der Kompetenz des Doku-Spezialisten zu überzeugen. Immerhin möchte man das stets knapp bemessene Budget in kompetenten Händen wissen. Je größer der Personenkreis, desto vielfältiger und oft auch gegensätzlicher werden allerdings die einzelnen Vorstellungen von einer gelungenen Dokumentation sein.
Für den Technischen Redakteur ist es in dieser anspruchsvollen Ausgangslage mitunter nicht leicht, einen klaren Kopf zu bewahren. Ein häufiger Irrtum besteht darin, die Gesprächspartner schon in dieser ersten Projektphase mit dem gesamten Rüstzeug aus den Weiten des Dokumentationskosmos zu überfallen. Verständlicherweise erscheint es aus Redaktionssicht zunächst als großer Pluspunkt, durch den frühen Einsatz von Standardisierungswerkzeugen rechtzeitig die Weichen für einen effizienten Schreibprozess zu stellen. Sobald aber hochtrabendes Fachvokabular wie z. B. Modularisierungskonzept auf der Beamer-Leinwand auftaucht, besteht schnell die Gefahr, an den Kundenwünschen vorbei und über das Ziel hinaus auf redaktionelle Nebenschauplätze zu schießen.
Einfachheit als Grundprinzip
Damit die Zusammenarbeit also nicht schon zu Beginn kommunikativen Schiffbruch erleidet, ist es ratsam, sich über den gesamten Verlauf des ersten gemeinsamen Projekts hinweg voll und ganz auf die Quintessenz des Doku-Handwerks zu konzentrieren: Die Erstellung einer normgerechten und redaktionell einwandfrei umgesetzten Anleitung. Für die Kooperation mit dem Kunden kann es an dieser Stelle hilfreich sein, sich auf einen besonders im Projekt- und Prozessmanagement häufig bewährten Lehrsatz zu besinnen: „Keep it simple!“
Den Blick wieder auf unseren Redakteur gerichtet, kann dies Folgendes bedeuten: Ruhig mal unbefangen aus der eigenen Branchen-Filterblase schlüpfen und im ersten Kundenkontakt den Fokus ganz bewusst auf die Bedürfnisse und natürlich auch Sorgen des Gegenübers richten. Gemeinsam lässt sich dann ein erster Projektfahrplan entwickeln, auf dessen Basis der Technische Redakteur und die Ansprechpartner des Kunden die Zusammenarbeit koordinieren können.
Vom ersten Tag an sollte dabei die Frage im Vordergrund stehen, wie der zukünftige Leser der Dokumentation am besten in die Lage versetzt werden kann, das Produkt mit all seinen Funktionen sicher bedienen zu können. Idealerweise steht dem Redakteur hierzu beim Kunden ein Hauptansprechpartner für technische Fragen zur Verfügung. Dadurch lässt sich verhindern, dass man sich bei zu vielen Akteuren gleichzeitig in Detailfragen verliert.
Auch darüber hinaus ist eine gut abgestimmte Kommunikation zwischen Ansprechpartner und Redakteur ein wichtiges Fundament für den Projekterfolg: Als zentrale Anlaufstelle für Fragen zum Produkt kann der Ansprechpartner den Informationsfluss im eigenen Unternehmen optimal steuern und so leicht die Mehraufwände seiner Kollegen reduzieren. Auf redaktioneller Seite gewährleistet eine vertrauensvolle Zusammenarbeit nicht nur die so wichtige Versorgung mit Informationen, sie dient auch der Auswahl des Betreuungsstils, mit dem der Technische Redakteur auf die spezifischen Bedürfnisse jedes Kunden reagiert. Für den Fall, dass ein Kunde nur wenig Rücksprache rund um das Thema Dokumentation wünscht, empfiehlt es sich z. B. für den Redakteur, bei Unklarheiten zunächst das redaktionsinterne Schwarmwissen auszuschöpfen.
Doch ganz unabhängig davon, welche Herausforderungen sich im weiteren Projekt auch ergeben mögen, für den Technischen Redakteur kann die Wiederentdeckung der Einfachheit immer eine lohnenswerte Übung im Redaktionsalltag sein. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf wird sogar das Kick-off-Meeting in großer Runde zum motivierenden Startschuss für eine gelungene Zusammenarbeit.
