How to do: „Recherche in der Redaktion“

Tipps für eine effiziente und erfolgreiche Redaktionsrecherche.

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© auremar / Fotolia

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Nach dem Kick-off folgt als nächster Arbeitsschritt die Recherche. Diese dient dem weiteren Informationsaustausch direkt zwischen Redakteur und den verantwortlichen Mitarbeitern in der Produktion oder Entwicklung.

Was ist zu beachten und wie gehen wir vor?

Streng genommen gibt es sogar zwei Recherchen.

Zuerst kommt die Schreibtisch-Recherche: Die Dateien und Dokumente, die ich idealerweise beim Kick-off vom Kunden zur Verfügung gestellt bekommen habe, werden gesichtet und durchgearbeitet. Hierbei tauchen unweigerlich Fragen auf, die ich mir, nach thematischem Ansprechpartner (wenn bekannt) sortiert, notiere, um sie beim Vor-Ort-Termin klären zu können. Nachdem ich alle Infos gesichtet habe, stimme ich in einem kurzen Telefonat mit dem Hauptansprechpartner einen Termin für die Vor-Ort-Recherche ab. In diesem Telefonat gebe ich auch meist direkt einen ersten Überblick darüber, welche Informationen mir noch fehlen, damit die entsprechenden Ansprechpartner ihre Teilnahme am Termin einplanen können.

Die Vor-Ort-Recherche ist nun das, was man gemeinhin unter einer Recherche versteht: Ich treffe mich mit meinem technischen Ansprechpartner, um das Produkt genau unter die Lupe zu nehmen. Ich habe jetzt die Möglichkeit, das Produkt live zu erleben, soweit möglich: anfassen, im Idealfall ausprobieren und alle Fragen stellen – sowohl die, die ich bereits während der Schreibtisch-Recherche gesammelt habe, als auch Fragen, die während des Ausprobierens neu auftauchen. Das funktioniert natürlich nur, wenn auch der Ansprechpartner sich entsprechend vorbereitet hat.

Streng genommen reicht es, wenn die zuständigen Ansprechpartner ein wenig ihrer Zeit für den Redakteur opfern, da sie das Produkt am besten kennen. Im Idealfall hat der Hauptansprechpartner meinen Fragenkatalog an seine Kollegen in den verschiedenen Abteilungen verteilt, sodass sie sich bereits einen Eindruck davon machen konnten, wo meine Verständnisprobleme liegen. Auch spezifische Bediensituationen sind vorbereitet: Muss z. B. etwas von der Maschine abgeschraubt werden, liegt das Werkzeug schon bereit. Soll die Software ein bestimmtes Verhalten zeigen, ist das Programm entsprechend konfiguriert. Pro Ansprechpartner muss kein ganzer Tag eingeplant werden, aber am Ende des Tags sollten alle ersten Fragen beantwortet sein, sodass ich mit entsprechenden Infos nach Hause fahren und mit dem Schreiben beginnen kann.

Welche Informationen möchte der Redakteur also haben und worauf kommt es an?

Jeder Redakteur hat seine eigene Sicht auf die Dinge und erfasst Informationen anders. Die einen machen Fotos oder drehen Videos. Andere fertigen Zeichnungen und Notizen an. Ich persönlich finde, es kommt immer auf das Produkt an, was am besten funktioniert. Was aber allen Redakteuren ist: Neugier und der Wille, das Produkt vollständig zu verstehen, um für die Dokumentation das bestmögliche Ergebnis herauszuholen. Niemand möchte im Nachgang zu einer Recherche stundenlang telefonieren oder unzählige E-Mails schreiben, um die nötigen Informationen zusammenzutragen. Eine Software beispielsweise benötigt anderes Recherchematerial als eine Maschine. Für Softwaredokumentation sind Videoaufnahmen, in denen z. B. Menüstrukturen gezeigt oder Installationen durchgespielt werden, sowie Screenshots, die später auch in der Dokumentation verwendbar sind, sehr hilfreich. Immer vorausgesetzt, dass alles so funktioniert, wie es nachher beim Endverbraucher funktionieren soll.

Generell sollten sich die Beteiligten von vornherein einigen, ob Fotos in die Dokumentation übernommen werden sollen. Falls ja, sollte das Produkt entsprechend dargestellt werden können: Alles ist sauber und aufgeräumt, das Produkt funktioniert, wie es funktionieren soll, das Produkt kann von allen Seiten begangen werden, kurz: ich kann das Produkt von seiner besten Seite zeigen. Da nicht nur jeder Redakteur, sondern eben auch jeder Ansprechpartner anders tickt, sind hier unter Umständen ein wenig Fingerspitzengefühl und rhetorische Fertigkeiten vonnöten, um Frage und Antwort aufeinander abzustimmen. Roboterhaftes Abarbeiten des Fragenkatalogs ist eher fehl am Platz. Ein wenig zwischenmenschliches Geschick wirkt manchmal wahre Wunder.

Habe ich bereits beim Recherchetermin alle notwendigen Informationen zusammengetragen, geht die Arbeit leicht von der Hand. Sicher lassen sich die einen oder anderen Rückfragen nicht vermeiden. Doch durch eine umfangreiche, gut vorbereitete und effizient durchgeführte Recherche lässt sich die Nacharbeit auf ein Minimum reduzieren.

Auch der persönliche Kontakt zu den Ansprechpartnern ist ein Kernpunkt der Vor-Ort-Recherche. Es arbeitet sich im Nachgang viel entspannter, wenn man weiß, wer einen da gerade anruft, und ein Gesicht zur Stimme im Kopf hat.