How to do: „Kick-off“

Tipps für einen erfolgreichen Projektstart.

WissenProzesseRedaktion
© Jacob Lund / Fotolia

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Ein Kick-off ist der offizielle Startschuss für das Projekt. Er dient zum Kennenlernen des Projekts und der Projektbeteiligten untereinander. Projektziele werden vorgestellt und die Kommunikationswege festgelegt. Kurz: ein Kick-off holt alle Beteiligten an den Tisch und schafft die Voraussetzungen für einen guten Projektverlauf.

Wie gelingt ein erfolgreicher Projektstart?

So vielfältig und unterschiedlich Projekte sind, so vielfältig und unterschiedlich gestaltet sich auch ein Kick-off. Die Ziele sind jedoch bei allen Kick-offs dieselben:

  • Die Teilnehmer vorstellen und ihre Aufgaben im Projekt erklären
  • Über das Projekt und den groben Ablauf informieren
  • Termine und Meilensteine bekanntgeben
  • Eventuelle Risiken aufzeigen

Im Idealfall sind nach dem Kick-off alle Beteiligten auf demselben Stand und brennen darauf loszulegen, um das Projekt erfolgreich abzuwickeln. 

Vor dem Kick-off

Was bisher geschah: Sie haben ein Gerät, eine Maschine oder eine Anlage entwickelt und stehen vor der Markteinführung bzw. Inbetriebnahme. Dazu sollen wir von kothes die passende Dokumentation liefern. Das Projekt „Anleitung schreiben“ steht kurz vor dem Start. Auf unserer Seite wurden mit Ihrer Beauftragung die Redakteure festgelegt, die das Projekt bearbeiten werden. In einem kurzen Telefonat haben wir den Termin für das Kick-off vereinbart.

Während des Kick-offs – die Agenda

Wir kennen uns noch nicht? Dann stellen wir uns erst einmal vor. Neben Namen und Position ist für Sie bestimmt auch interessant, an welchen Aufgaben und Projekten ich bisher beteiligt war und warum gerade ich für die erfolgreiche Abwicklung Ihres Projekts ausgewählt wurde. Ich meinerseits bin gespannt auf meine Ansprechpartner und was sie mit dem Produkt verbindet, das dokumentiert werden soll.

Und was ist das Produkt? Sie stellen es vor: Vielleicht konnten wir im Vorfeld schon einen Blick auf die Dokumente der Vorgänger werfen. Vielleicht gibt es eine kurze Präsentation oder einen Prototypen, den man sich anschauen kann. Mit diesen Ein- und Überblicken rundet sich unser Bild vom Projekt. 

Und was ist mit der Anleitung? Sie haben eine konkrete Vorstellung davon, welche Inhalte im geplanten Dokument stehen sollen, oder wollen unseren fachmännischen Rat zu Aufbau und Struktur der Anleitung. Gerne erläutern wir auch unsere Arbeitsweise und unsere Arbeitsabläufe. So können Sie entscheiden, welche Unterstützung wir zur Bearbeitung Ihres Projekts benötigen.

Welche Informationen sind noch wichtig? Ganz oben stehen die Termine, damit alles zur Markteinführung oder zur Inbetriebnahme fertig ist. Wir planen so, dass genügend Zeit für Korrekturläufe und Übersetzung bleibt. Außerdem werden, falls nicht schon geschehen, auf beiden Seiten E-Mail-Adressen und Telefonnummern ausgetauscht und das Vorgehen beim Dokumentenaustausch besprochen.

Nach dem Kick-off

Wie es weitergeht: Auch das wird im Kick-off geklärt. Die zur Bearbeitung benötigten Dokumente werden festgestellt und übermittelt. Und dann beginnt das Projekt – idealerweise mit der Recherche. Denn bevor wir schreiben, müssen wir viele Details kennen. Aber das ist ein anderes Thema …

Warum also ein Kick-off?

Ein Kick-off bietet allen am Projekt Beteiligten den Einstieg in das Projekt. Sie erhalten eine Vorstellung von Aufgabe und Abwicklung und davon, worauf das Hauptaugenmerk liegen sollte – damit das Projekt „Anleitung schreiben“ auf beiden Seiten eine Erfolgsstory wird.