Dokumentation doppelt im Einsatz

Informationen mehrfach nutzen durch smarte Modularisierung.

Redaktion
© YakobchukOlena / Fotolia

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Bei der Übernahme der Technischen Redaktion für einen Maschinenbauer standen wir vor zahlreichen Herausforderungen, die ich als Projektleiterin bewältigen durfte. Eine davon war die Montageanleitung.

Eigentlich waren alle Stakeholder mit dem Inhalt des bisher im Unternehmen erstellten Dokuments ganz zufrieden. Das Dokument beinhaltete alles, was die Mitarbeiter in Montage und Service benötigten. Doch es gab noch ein Problem:
Obwohl Service und Montage die Inhalte gut fanden, hatten sie komplett unterschiedliche Vorstellungen davon, wie das Dokument aufgebaut sein sollte.

Der Service hat sich ein Dokument gewünscht, in dem alle Informationen zu einer Maschinenreihe enthalten sind. Diese sollten mit Seriennummerninformationen gekennzeichnet sein, so dass die Servicemitarbeiter auf einen Blick sehen können, welche Ausbauvarianten über die Jahre durch Optimierungen der Konstruktion entstanden sind. Denn: Trotz Angabe der Seriennummer ist nicht immer klar, welche Ausbauvariante bei einem Kunden nun tatsächlich installiert ist.

Die Montageabteilungen der verschiedenen Werke waren mit dieser Art des Dokuments allerdings gar nicht zufrieden. Sie können mit den Informationen zu vergangenen Serien nichts anfangen, denn sie haben ja den Auftrag, eine Maschine mit einer ganz bestimmten (aktuellen) Seriennummer zu bauen. Die Informationen über "historische" Maschinen sorgten dafür, dass die Mitarbeiter häufig nicht die richtigen Einstellwerte verwendeten, weil sie per Zufall oder durch Unkenntnis im falschen Seriennummernbereich nachsahen. Der Wunsch der Montage war also, ein Dokument zu erhalten, in dem genau die Inhalte für die zu bauende Maschine enthalten sind und nicht die von den vorangegangenen Seriennummern.

Diese beiden unterschiedlichen Interessenlagen zu bedienen, ohne dabei den zeitlichen Aufwand in der Redaktion zu erhöhen, war meine Aufgabe. Zum Glück konnte ich zu deren Lösung auf die Unterstützung unserer IT-Abteilung zurückgreifen, denn ohne Programmierung wären wir hier nicht weitergekommen.

Nach einigen Brainstormings und Workshops mit den Prozessbeteiligten stand die aus zwei Maßnahmen bestehende Lösung fest:

  • Zunächst einmal musste im Redaktionssystem die technische Basis dafür geschaffen werden, sowohl die seriennummernspezifische Anleitung für die Montage ("Montageinformation") als auch die seriennummernübergreifende Anleitung für den Service ("Serviceinformation")  aus einer Quelle zu bedienen.
  • Dann haben wir für jede Seriennummer die korrekte Montageinformation aus den meist vorhandenen Modulen zusammengestellt. Das war für fast 1000 Maschinen sehr viel Fleißarbeit. Doch das Ergebnis hat sich gelohnt: Jetzt ist im System sauber hinterlegt, wie jede einzelne Maschine konfiguriert ist.

Das Script, das meine Kollegen aus der IT erstellt haben, rundet die Sache ab: Aus den Modulen der Montageanleitung können wir in der Redaktion jetzt automatisch Serviceanleitungen für beliebige Seriennummernbereiche generieren. Das ist ungemein praktisch, weil so Montage und Service immer die neuesten und korrekten Informationen über die Maschinen erhalten.

Warum schreibe ich das Ganze hier auf? Nun, ich finde, das ist ein schönes Beispiel dafür, wie wir durch die Verzahnung von Redaktion und IT eine einfache Lösung für ein vom Aufwand her scheinbar unlösbares Problem gefunden haben. Und darauf sind wir tatsächlich ein bisschen stolz.