Betriebsanleitung & Co.

Nehmen Sie den Druck aus dem Druck.

PublikationRedaktion
© seventyfour / fotolia

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Am Ende eines langen Gesprächs mit einem meiner Stammkunden hatte er noch eine letzte Frage. Ich glaube, beim Arzt nennt man das „Klinkenfrage“, wenn man eigentlich im Gehen ist, sich aber dann doch zu fragen traut, was einem auf der Seele brennt.

„Brauche ich die Doku eigentlich immer noch auf Papier? Unsere Kunden wollen nur noch elektronische Lieferungen!“

Und von mir kommt natürlich die Antwort, zu der ich mittlerweile eine Hassliebe entwickelt habe. Meinem Gegenüber entlockt sie natürlich ebenso ein genervtes Stöhnen: „Das kommt darauf an."

Grundsätzlich gilt: Die Nutzer, d. h. die Adressaten eines Informationsprodukts, müssen über die Informationen, die sie benötigen, verfügen, wenn sie sie benötigen. Steht ihnen in dem Moment auf jeden Fall ein elektronisches Endgerät zur Verfügung, dann kann z. B. auch die Betriebsanleitung elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Kann dies nicht gewährleistet werden, ist die Papierform Pflicht.

Dabei ist zu beachten, dass eine Betriebsanleitung, die dem Nutzer in diesem Moment nicht zur Verfügung steht oder nicht lesbar ist, gleichbedeutend mit einer fehlenden Betriebsanleitung ist.

Auf den Kontext kommt es an

Im Einzelfall ist das manchmal gar nicht so leicht zu entscheiden.
Handelt es sich bei meinem Produkt um eine Software, steht mir bei der Benutzung natürlich ein Computer zur Verfügung. Also kann die Anleitung für die Software in einem Hilfemenü integriert sein. Beim Installieren der Software kann ich darauf allerdings noch nicht zugreifen, also müssen diese Informationen mir an anderer Stelle zur Verfügung gestellt werden. Sie können zum Download bereitstehen, wenn ich frei auf das Internet zugreifen kann. Bin ich in einem geschützten Firmennetz, ist dies eventuell nicht gewährleistet und die Informationen müssen mir persönlich zugestellt werden.

Ein Installateur, der in einem Rohbau ohne Strom und Netzzugang Leitungen einbaut, ist mit einer in der Cloud abgelegten Anleitung nicht so gut instruiert wie sein Kollege, der vorher in seinem Büro das Leitungssystem ausgelegt, geplant, berechnet und Bauteile bestellt hat.

Ein anderes Beispiel: Verfügt meine Maschine über ein HMI mit interaktivem Display, kann dort auch die Betriebsanleitung hinterlegt sein. Manchmal ist das extrem hilfreich, z. B. wenn mich der Drucker Schritt für Schritt durch die Wartungstätigkeiten bei einem Papierstau führt. Wenn es allerdings um Störungen am HMI geht oder um Tätigkeiten, für die das HMI benötigt wird, und die Anleitung demnach nicht geöffnet sein kann, müssen auch hier die Informationen anderweitig zur Verfügung stehen.

Noch ein Beispiel: Die Reinigungsfachkraft trägt immer ein kleines Tablet mit sich herum, aber für eine bestimmte Reinigungstätigkeit muss sie spezielle Handschuhe tragen, mit denen sie das Tablet nicht bedienen kann. Außerdem würde es dabei nass werden. In dem Fall wäre es praktisch, den entsprechenden Teil der Anleitung laminiert im entsprechenden Raum aushängend zu finden.

Ganz besonders wichtige Informationen können auch zusätzlich angebracht werden, z. B. in Form von Aufklebern. Ich denke an die Transportsicherung meiner Waschmaschine: Daran erinnert mich ein Aufkleber an der Griffkante, die ich auf jeden Fall benutzen muss, wenn ich die Waschmaschine transportieren möchte.
Letztlich sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt.

Das Paradebeispiel sind Waschanleitungen: Die entscheidenden Informationen zum Umgang mit einem Wäschestück sind auf einem kleinen, waschbaren Stück Papier direkt in das Kleidungsstück eingenäht. Nahezu sprachneutral, konventionalisiert und unglaublich smart.

Individuelle Lösungen clever umgesetzt

EU-Richtlinien/EU-Verordnungen und die daraus resultierenden Gesetze legen die Lieferform nicht explizit fest. Es kommt auf die Auslegung des Worts „beigefügt“ an. In älteren Leitfäden und Normen wird dies als „Papierform“ ausgelegt.

Aktuellere Auslegungen stellen Papier und elektronische Formen gleich, wie die demnächst erscheinenden Normen IEC 82079-1 (Edition 2) oder ISO 20607. Der Hersteller muss sich Gedanken machen, in welchen Situationen für die angesprochene Zielgruppe welcher Informationszugang der sinnvollste ist.

Das bedeutet aber auch, dass in einer Risikobeurteilung diese Aspekte mit bewertet werden müssen und die Lieferform ein Resultat der Risikobeurteilung ist.

Die Zeiten der Papierberge scheinen sich dem Ende zuzuneigen. Vielmehr sind individuelle Lösungen für jede Situation mit cleverer Umsetzung notwendig.

Bei meinem Gesprächspartner war es dann eigentlich ganz einfach. In einem Workshop werden alle Situationen und Zielgruppen genau bestimmt und in einer Risikobeurteilung das Gefährdungspotential für die unterschiedlichen Informationszugänge erörtert. Herauskommen wird eine Mischlösung für seine Maschine. Ein paar Informationseinheiten integrieren wir in das HMI und ein paar Informationseinheiten legen wir in Papierform bei. Die dünnere Betriebsanleitung spart Druckkosten, die Integration in das HMI erhöht durch die didaktische Aufbereitung und durch die Nutzung der Vorteile des elektronischen Mediums die zielgenaue Instruktion und spart dem Personal Lauferei.

Ob das jetzt nicht ungünstig ist, die bestehenden Inhalte für verschiedene Medien verwenden zu wollen? Kein Problem, wir machen doch Single-Source-Publishing!